Que Des Solutions Claudine Roussel et Marylène Roy

Se faciliter la vie en organisation



C’est ici la suite de notre épisode et article précédent.

Que tu utilises Drive ou Sharepoint, que vous soyez deux ou douze dans ton équipe, la gestion documentaire devient rapidement un casse-tête!!!

On a développé notre méthode (très intuitive et bien à nous – comme toujours😉) pour classer nos dossiers. Cette méthode a été éprouvée et peaufinée au fil des ans et il nous fait plaisir de la partager suite à plusieurs demandes. Parmi les sujets que nos auditrices et auditeurs (et lectrices et lecteurs) nous ont demandé de couvrir en 2024, celui de la gestion de la mémoire d’une organisation est arrivé en tête de liste. Alors nous (re)voici!

Voici encore la liste des dossiers qu’on a créé dans la majorité des organisations qu’on a gérées.


Administration


CA et gouvernance


Communications


Développement


Équipements et bâtiments


Financement


Gestion financière 



(cette première section est couverte dans notre épisode 88)


Innovation


Opérations


Relations externes


Ressources humaines


Service-client


Ventes





Innovation

Alors que Développement concerne du long terme, on retrouvera dans le dossier Innovation les projets ponctuels, les projets qu’on prévoit réaliser d’ici la prochaine année et les copies des tableaux blancs, par exemple.

Il faut voir ce dossier comme une salle de jeux et de créativité.

Contrairement à plusieurs autres dossiers qui nécessitent de l’ordre, c’est un des endroits où on aime que tout soit pêle-mêle. Un affichage en Très grandes icônes (surtout si on a beaucoup de photos ou captures d’écran) permet de voir la galerie de toutes les idées.  

Ce dossier est un super endroit pour documenter l’origine de certains projets (devenus des opérations) avec les notes quant à l’idéation initiale, quant au “pourquoi” on l’a mis en place. On peut également y consigner les indicateurs et les suivis pour témoigner du succès ou non de l’initiative.

La clé : la constance

Dans nos tâches de Quadrant II : on suggère de prévoir à l’échéancier 2 fois par an de passer voir dans Innovation pour faire des suivis et pour s’inspirer.

Toutes les méthodes sont bonnes pour enregistrer les inspirations (courriels, captures d’écran) : on peut les enregistrer directement dans le dossier (en les nommant clairement), avoir un document avec des liens vers nos propres padlets, ou vers nos tableaux Pinterest. On peut prendre des photos de nos inspirations ou les inscrire sur des serviettes de table (que l’on photographie également!).

L’idée, c’est de passer là pour s’inspirer, se motiver. Les bonnes idées qui sont semées dans ce dossier peuvent vivre dans l’année ou plus tard (si on voit qu’il s’agit de développement à long terme, on peut transférer dans Développement).

Le vide

Si ce dossier est vide, eh ben ça témoigne d’une absence d’innovation, d’inspiration, de créativité dans l’organisation ou encore de rigueur dans le dépôt des idées à cet endroit. C’est là que des rencontres d’équipe de type Lac-à-l’Épaule (2 fois par an minimum) et même des tâches récurrentes individuelles (par exemple aux 2 mois) pourront permettre de rappeler aux membres de l’équipe de faire le transfert des idées ici. En se laissant des indices (favoris sur internet, sous-dossier Innovation dans la boite courriel), cette tâche récurrente ne prendra que quelques minutes!

Pour réagir dans l’urgence

Quand un budget (subvention, commandite) tombe de façon impromptue, avec 10 jours de délai, on peut puiser ici (dans les semis) pour compléter des appels de projets (ça, c’est un cas vécu!).

Le stationnement à idées

Lorsqu’on pilote des ateliers d’idéation / design thinking, la première chose que l’on crée, c’est un stationnement à idées pour y mettre les idées qui émergent hors

Que tu utilises Drive ou Sharepoint, 

que vous soyez deux ou douze dans ton équipe, 

la gestion documentaire devient rapidement un casse-tête!!! 

On a développé notre méthode(très intuitive, pas du tout scientifique et bien à nous - comme toujours) pour classer nos dossiers. Cette méthode a été éprouvée et peaufinée au fil des ans et il nous fait plaisir de la partager suite à plusieurs demandes. Parmi les sujets que nos auditrices et auditeurs (et lectrices et lecteurs) nous ont demandé de couvrir en 2024, celui de la gestion de la mémoire d’une organisation est arrivé en tête de liste. Alors nous voici!

Voici d’abord la liste des dossiers qu’on a dans la majorité des organisations qu’on a gérées. 

Administration

CA et gouvernance

Communications

Développement

Équipements et bâtiments

Financement

Gestion financière

Innovation

Opérations

Relations externes

Ressources humaines

Service-client

Ventes

Et maintenant, un peu de détails sur le contenu de chacun ;)

Administration

C’est ici qu’on aura toutes les traces administratives de l’organisation : les assurances, les bases de données, les codes d’accès, les immatriculations d’entreprise, etc. Pas de gouvernance (lettres patentes, CA) ni de finances ici. Tout ce qui doit être archivé et qui porte sur le “contenant” qu’est l’organisation (par opposition à son “contenu” que seront ses opérations). On y retrouve les données relatives au personnel (pas les documents de versement de paie, qui eux seront dans la Gestion financière), mais la paperasse d’embauche, d’assurance, de congés. On y met également le sous-dossier Formation qui permettra de stocker les présentations et notes des formations auxquelles assistent les membres de l’équipe. C’est la bibliothèque de l’organisation. Et souvent, quand on ne sait pas où mettre quelque chose, c’est là que ça va!

CA et gouvernance 

Ici, on reproduit le “cartable de compagnie” : lettres patentes, règlements généraux, ordres du jour et procès-verbaux des rencontres du CA, résolutions, etc. On y tiendra aussi le “Dossier/Étui du parfait administrateur”, un dossier partagé aux membres du CA qui inclut des copies des réglements généraux à jour, des coordonnées des membres du CA, de la planification stratégique à jour, des différentes politiques, du formulaire de frais de rempboursements, etc.). S’y trouvera aussi le Dossier partagé aux membres du CA : il inclut le Dossier/Étui et surtout les dossiers des réunions (par année, puis dates) avec ordresdu jour, procès-verbaux, résolutions, documents joints. C’est dans ce dossier qu’on doit retrouver les archives des décisions. Attention : on ne partage que les parties nécessaires de ce dossier au CA (pour éviter de les surcharger et de partager des informations qui ne devraient pas l’être).

Communications

On trouvera ici tous les éléments de marketing de l’organisation. Stratégie, éléments graphiques, publicités, images, logos (les nôtres, ceux de nos partenaires). Une grande décision doit se prendre lors de la composition de ce dossier : par année/édition ou par sujet.

On préconise par sujet (d’abord), puis par année, surtout parce que ça laisse des indices, ça démontre ce qu’on fait. Et si tu utilises l’échéancier performant Que Des Solutions, tu sais que les tâches sont en lien avec des Secteurs et des sous-dossier. Comme c’est plaisant quand tout est “raccord” et qu’on se retrouve facilement entre l’échéancier et l’arborescence.

Attention : quand on utilise de l’infonuagique (ex. sharepoint) on peut se retrouver avec des avertissement en lien avec la longueur du nom des fichiers (le chemin d’accès + le nom du fichier). Le mieux est toujours de couper au plus court (et idéalement d’éviter les espaces et les accents… ce qu’on déteste personnellement!)_eurk_re-eurk_!



[La suite sur www.

L’image est belle (oui, un autre “meme” aperçu sur les réseaux sociaux) : on porte 3 grosses pierres en tout temps : l’une représente le passé, la seconde, le futur et la dernière, le présent. La plus petite et la plus légère, c’est celle qui représente le présent (bien sûr!). Et quand tout devient trop lourd, on doit se permettre de déposer ce qui n’est pas nécessaire (les deux grosses pierres que sont le passé et le futur). Avoue que ça frappe comme image!

L’opposition du présent/passé/futur se distingue aussi dans les concepts découlant de la réponse psychologique aux changements climatiques : il y a l’éco-anxiété (crainte ou inquiétude face à l’avenir (le sien et celui de l’humanité)) au regard des bouleversements climatiques, puis la solastalgie (détresse et angoisse face aux transformations négatives subies par l’environnement). L’un est tourné vers le futur, l’autre vers le passé, les deux sont douloureux. L’étude démontre également que l’implication et le passage à l’action (que l’action soit petite et personnelle ou collective) permettent une reprise de pouvoir et entraîne la diminution des symptômes anxieux/dépressifs.  

On récapitule : quand on mijote dans le passé ou dans le futur, comme on n’a aucun impact, ni aucun pouvoir, on est dans l’impuissance et on risque de développer des symptômes anxieux ou dépressifs. Quand on est dans le présent : on est au seul endroit où on peut développer notre capacité d’agir, où on peut se mobiliser (personnellement et collectivement) et reprendre du pouvoir sur la situation, diminuant ainsi nos symptômes anxieux/dépressifs.

Passé/futur : anxiété/dépression 

Présent : capacité d’agir, pouvoir

C’est presque trop simple.

Les conclusions de cette étude sont en lien direct avec une citation qu’on adore de Byron Katie : “Si tu veux déprimer, trouve-toi un passé, si tu veux être anxieux, trouve-toi un futur.” Elle en a des dizaines, des perles comme celle-ci, Katie. 

Voici d’ailleurs quelques épisodes où on a parlé d’elle. 

#65 On a les qualités de nos défauts, 

#61 Face au chaos, Sérénité, Courage, Sagesse, 

#37 C’est Noël, fais comme les enfants, 

#13 Des pratiques simples pour un quotidien plus léger, 

#2 Intégrer la formation dans ma routine / marche & podcasts, le mariage parfait

Une autre posture qu’on choisit d’éviter le plus possible, c’est de s’inquiéter. S’inquiéter, c’est un curieux mélange de futur incertain et de présent imaginé. Pour plusieurs, c’est une façon d’aimer (la belle-maman de Claudine était experte pour s’inquiéter de la famille lors de leurs voyages!). Le problème avec le fait de s’inquiéter, c’est que ça nous retire tout pouvoir. On se place dans un présent parallèle qui n’existe pas, où on n’a aucune possibilité d’agir, où on est à la merci des événements. Mais avouons qu’il y a des moments où on ne peut pas s’empêcher de s’inquéter (un ado qui devait être rentré depuis 2h et qui ne donne pas de nouvelles). Le meilleur moyen de gérer l’inquiétude et de reprendre son pouvoir, c’est d’agir. De sortir de sa tête et de prendre action (on te laisse le choix de l’action : appeler des amis, envoyer quelqu’un faire son trajet à l’envers, vérifier sa dernière connexion sur SnapChat, etc.). Mais agis, ne reste pas dans des scénarios catastrophes qui sont dans un futur-présent-parallèle et qui te retirent tout ton pouvoir sur le présent.

[la suite sur https://quedessolutions.com/podcast/)

C’est tellement formidable, quand tout se passe bien! Les résolutions sont faciles à tenir, l’énergie est là, tout semble vouloir fonctionner à merveille pour l’éternité… mais non, arrive un mur. Ou pire, le mur n’arrive pas, mais on l’anticipe. On ne peut pas croire que ça puisse bien aller longtemps. Et invariablement, ça se met à mal aller!

On nous a posé la question : que faites-vous quand ça vous arrive? Et ce qu’on a identifié, c’est que quand tout se met à bloquer, ou à accrocher, ou à fonctionner “de travers”, c’est d’abord qu’on s’est déconnectées de la Source, qu’on a arrêté de créer.

Parce qu’en tant qu’humains (êtres spirituels dans un corps physique), on est FAITS pour créer. On est faits pour transformer physiquement des inspirations, les matérialiser. Il existe une source à laquelle nous sommes connectés (appelle-la comme tu voudras, on ne lui donnera pas d’autre nom que Source ici) et nous sommes faits pour créer à partir des inspirations qui nous viennent de cette connexion. Quand on dit créer, ça n’est pas seulement des toiles, des fresques, des sculptures, de la musique. Tu crées des fichiers excel, des systèmes, de l’harmonie, des liens, des équipes, des expériences. La création n’est pas seulement artistique!

Créer, c’est transformer une inspiration en la matérialisant.

Du moment où on constate que nos projets ralentissent, que la motivation diminue, que l’énergie bloque, on doit s’arrêter et constater qu’on est déconnectées de la Source et qu’on a cessé de créer. C’est la première étape : simplement constater.

Après, on peut se questionner sur comment on en est arrivées à se déconnecter de la source. C’est souvent par : 


un focus sur les systèmes (défendre les systèmes, justifier la bureaucratie)


un focus sur le comment (et pas assez sur le pourquoi (mission) ou le quoi (vision globale))


la (mozus de) comparaison avec l’autre (entre autres avec les médias sociaux où on compare la vitrine de l’autre avec notre backstore… :/)



C’est Einstein qui nous disait qu’on ne peut pas défaire un problème avec le même mindset avec lequel on l’a créé! Il avait drôlement raison!

Alors quand tu te demandes : pourquoi ça ne fonctionne pas présentement, prends automatiquement pour acquis que tu t’es déconnectée de la création! Le truc infaillible pour en sortir : se reconnecter sur l’autre (le client, l’employé, le partenaire, le conjoint, l’enfant). Nos billets ne se vendent pas et on rage parce qu’on a mis toute notre énergie dans notre belle campagne de promotion : ressortir les focus group, relire la description de l’avatar de client, idéalement contacter mon client idéal/habituel et poser la question directement. En trois mots : refaire le lien! 

Si c’est plus individuel comme étape et qu’il n’y pas de partie prenante directe (par exemple quand ça bloque dans ta gestion de dossiers, de documents, de données) : la méditation et la respiration seront des alliées (on en a parlé ici).

Pour te reconnecter sur les valeurs du projet et sur les tiennes, on te suggère un travail d’écriture dirigée comme proposé par Danielle Laporte avec le Desire Map, par Stéphanie Forgues et sa Vision pour l’année, par Mel Robbins avec son Workbook Best Year ou avec d’autres outils pour mieux te connaître dont on a parlé ici.

Se reconnecter : c’est aussi se rebrancher pour recevoir.

[voir la suite sur www.quedessolutions.com]

Comme gestionnaires d’événements ou de projets (que ce soit notre profession ou notre mandat “par défaut”) on porte souvent plusieurs chapeaux. Les relations de presse sont celles qui lui reviennent à moins d’avoir dans l’équipe un responsable des communications/marketing qui assume également ces fonctions. Et le médias, disons-le, c’est monde en soi, avec des  conventions et bien des mystères. On monde qui fait peur quand on l’aborde pour la première fois. On a décidé de partager ici certaines astuces et pièges à éviter pour le gestionnaire à qui revient le chapeau des relations de presse.

D’abord, on ne couvre pas ici la rencontre ou conférence de presse (on en parlera dans une classe de maître complète sur les relations de presse plus humaines), mais la question à laquelle nous répondrons ici est : est-ce que je peux rédiger moi-même mon communiqué de presse et quels sont les conseils quant à ce qui doit s’y retrouver ou pas.

D’abord l’humain!

On parle au journaliste (pas comme sur notre site web ou nos médias sociaux où on parle directement au public). Le journaliste est en quête de faits, d’une actualité/nouvelle qui est d’intérêt public. Et ce journaliste représente aussi un média (attention de vous vanter d’avoir paru dans tel ou tel média, c’est le genre de truc qui refroidit les autres…). Certains médias (surtout numériques) pourraient reprendre votre communiqué tel/quel, il est donc bon de le penser en fonction de l’article qu’il pourrait devenir, mais au départ c’est un contenant que vous remplissez avec des faits et destiné à des journalistes.

Puis le contenant

Un communiqué de presse doit avoir un titre accrocheur en lien avec la nouvelle qu’il présente. Nous préférons également avoir un sous-titre qui permet de compléter l’idée formulée dans le titre et qui précise la nouvelle (ex. De grands retours au prochain Festival d’automne Les têtes d’affiche des 15 dernières années seront sur scène pour la grande ouverture). 

Le lieu et la date de diffusion est indiqué en début de premier paragraphe, juste sous la mention “Pour diffusion immédiate” (ou “Sous embargo jusqu’à (date/heure)” selon le cas - c’est assez rare, ne vous enfargez pas dans ce concept). Les paragraphes peuvent ou non avoir des titres (on préfère oui). Il tient sur 1 à 2 pages (si vous avez plus d’info, placez-les en annexe (ex. liste exhaustive de la programmation). 

Comme dans tout, il faut savoir prioriser. À la fin du texte destiné aux médias (et donc avant la source), on ajoutera “- 30 -” qui est une vieille convention télégraphique qui indique que la communication est terminée (oui oui, ça date du télégraphe!!) On termine le communiqué avec sa source (une personne à l’interne de votre organisation qui agira comme intermédiaire auprès des journalistes pour des demandes d’entrevues ou précisions). À noter : si vous êtes cité dans le communiqué comme responsable du projet, désignez une autre personne comme source (surtout si vous êtes la seule personne citée!).

 

Puis le contenu

Si tu n’as pas déjà écouté l’épisode où on a reçu Isabelle Fafard, grande manitou des relations de presse, on te presse (!) d’aller l’écouter. Le sujet du communiqué doit être d’actualité, d’intérêt public et pertinent. Quant à la rédaction, le mieux est toujours de trouver un angle (trouve un fil conducteur) plutôt que d’énoncer seulement les faits (attacher à des études, à d’autres éléments de l’actualité). Il est primordial de communiquer de façon objective (pas de “nous” ni de “superbe” ou de “exceptionnel”, sauf dans les citations).

Parlant de citations : elles donnent de la vie (d’autres humains!!) et permettent de changer d’angle et de donner de la profondeur au texte. À utiliser (presque) sans retenue!

...

Pour le reste de cet article, rendez-

“Ils ne savaient pas que c’était impossible, alors ils l’ont fait”. Mark Twain 

Claudine, à 27 ans, a choisi de laisser derrière une carrière dans le domaine juridique où elle excellait. Elle sentait l’appel de “rêver plus grand”, de se choisir. Et elle a trouvé son premier “permis pour voler” (c’est la phrase de Stephen King lorsqu’il parle de son premier chèque encaissé en échange d’un de ses écrits). C’était d’oeuvrer dans l’événementiel. Ça aura duré 16 ans. Et récemment, c’est devenu la mobilisation et la concertation. Idem pour sa belle-fille qui n’en revient d’être payée pour faire de la Zumba (alors qu’elle avait toujours été cliente, elle est devenue instructrice en sideline de ses stages et de ses boulots d’été) et elle ADORE!

Dans la série documentaire Netflix Blue Zones (qui présente les endroits sur Terre avec les plus grandes proportions de centenaires), on découvre la philosophie japonaise Ikigai : vivre une vie qui a un sens et un but. C’est exactement dans cette optique qu’on a créé Que Des Solutions lorsqu’on a cessé nos mille-et-un mandats de réalisation événementielle pour se concentrer sur le Festival des harmonies en 2019.

Mais attention : rêver plus grand ne veut pas dire nécessairement changer de carrière, ou de conjoint, ou de ville, ou de pays. Ça peut se traduire par : 


ajouter une activité à côté (ce qu’on a fait avec À la pige et sur mesure, puis Que Des Solutions depuis maintenant 16 ans),


transformer un hobby en petite entreprise,


si tu aimes ton boulot et que tu es bien payé.e : pourquoi ne pas t’impliquer dans une cause/organisme qui en a besoin en y investissant tes talents et ta passion.



Vivre son rêve, c’est possible. Surtout lorsqu’on se rappelle que ça n’est pas la destination qui compte, mais bien l’aventure. Quand on passe du temps chaque jour dans sa zone de génie, on brille, on vibre, on se connecte à une énergie infinie. Pour un peu d’inspiration (chaque jour, chaque semaine), n’hésite pas à écouter ou à lire le texte Notre peur la plus profonde de Marianne Williamson. Parce que “te restreindre, vivre petit, ne rend pas service au monde. L’illumination n’est pas de te rétrécir pour éviter d’insécuriser les autres. Nous sommes tous appelés à briller, comme les enfants le font.”

Alors voici quelques questions pour te permettre de rêver plus grand, de raviver des passions, de rallumer le feu :


Si l’argent n’était pas une question, comment voudrais-je occuper mes journées et faire une différence dans le monde par mon implication?


Si rien n’était impossible, quelle serait la plus belle expression de mes talents, de mes expériences, de mes valeurs, de ma mission?



Tes réponses à ces questions changeront selon les mois et les années. Le plus cadeau qu’on peut se faire, c’est de les écrire et de dater la page. Puis de relire après quelques temps! 

Une autre belle façon de connecter avec des “anciennes” passions, c’est aussi de te souvenir des jeux qui te plaisaient le plus lorsque tu étais enfant. Demander à tes parents ce à quoi tu jouais, petit.e lorsque tu “faisais semblant” : jouer au magasin, faire des spectacles, jouer au mécanicien, jouer à l’école. Ces jeux témoignent des premiers intérêts. Bien qu’ils ne soient pas révélateurs d’un chemin tout tracé, ils permettent de se souvenir des premières passions, des élans naturels et d’explorer ce qui t’animait à ce petit âge.

Peu importe le chemin que tu prends pour te remettre à rêver plus grand, l’important c’est d’en prendre un. La routine et l’illusion qu’on est “coincés” par nos choix passés sont des pièges douillets qui nous amènent à oublier que nous sommes des créateurs puissants.

Allez. 

Vas-y. 

Rêve. 

Et GRAND!