Liczba odcinków: 44

Baza wiedzy o dobrych praktykach w zarządzaniu projektami.

W każdym odcinku usłyszysz jedną podpowiedź, jak zwiększyć szansę na powodzenie swojego projektu. Całość zbierze się w zestaw dobrych praktyk do wykorzystania w każdym projekcie. Pełną bazę lekcji znajdziesz na stronie www.prostooprojektach.pl.

Jeśli nie masz czasu na długie szkolenia z zarządzania projektami lub dopiero wkraczasz w ten nowy dla siebie świat, niniejszy podcast zapewni Ci kilka szybkich podpowiedzi. I wszystko podane prosto. Jak w tytule.

Zapraszam!

Prosto o projektach Michał Kopczewski

    • Biznes

Baza wiedzy o dobrych praktykach w zarządzaniu projektami.

W każdym odcinku usłyszysz jedną podpowiedź, jak zwiększyć szansę na powodzenie swojego projektu. Całość zbierze się w zestaw dobrych praktyk do wykorzystania w każdym projekcie. Pełną bazę lekcji znajdziesz na stronie www.prostooprojektach.pl.

Jeśli nie masz czasu na długie szkolenia z zarządzania projektami lub dopiero wkraczasz w ten nowy dla siebie świat, niniejszy podcast zapewni Ci kilka szybkich podpowiedzi. I wszystko podane prosto. Jak w tytule.

Zapraszam!

    Odcinek 43 - Potrafimy rozróżnić "produkty" od "efektów" prac zespołu projektowego

    Odcinek 43 - Potrafimy rozróżnić "produkty" od "efektów" prac zespołu projektowego

    Produkty różnią się od efektów prac zespołu projektowego. Nie jest to wyłącznie zabawa słowami. Produktami prac nazywamy wszystko to, co zespół dostarczy w ramach projektu i z czego będzie rozliczony. Natomiast efekty prac zwykle pojawią się później. Będą wynikać z projektu i produktów, ale nie możemy zespołu bezpośrednio rozliczać z tych efektów, choćby dlatego, że są w istotny sposób odroczone w czasie.

    Tymczasem zespół nigdy nie powinien czekać tak długo na ocenę swojej pracy. Poza tym nie zawsze będzie mieć wpływ na końcowe efekty. Zespół trzeba rozliczać za to, na co ma wpływ, a do tego - bezzwłocznie, jeśli chcemy uniknąć demotywacji jego członków.



    __________________________

    Motyw muzyczny:

    Acid Trumpet by Kevin MacLeod
    Link: https://incompetech.filmmusic.io/song/3340-acid-trumpet
    License: https://filmmusic.io/standard-license

    • 7 min
    Odcinek 42 - Mamy z góry ustalone, co zespół dostarczy jako rezultat swoich prac

    Odcinek 42 - Mamy z góry ustalone, co zespół dostarczy jako rezultat swoich prac

    Już na początku prac możemy spróbować określić, co konkretnego dostarczymy w naszym projekcie. Nawet jeśli samo zadanie wydaje się na początku trudne, a droga dojścia do rozwiązań - niepewna, to spisanie oczekiwanych produktów prac jest łatwiejsze niż byśmy się spodziewali.

    Zdefiniowanie produktów prac dużo daje. Po pierwsze, pozwala lepiej wyobrazić sobie projekt i czekające nas zadanie. Po drugie, bardzo ułatwia zaplanowanie całego projektu. Kolejne produkty w naturalny sposób wyznaczają etapy prac i pozwalają unaocznić sekwencję działań. Po trzecie, zaprezentowanie listy produktów sponsorowi zmniejsza ryzyko późniejszych nieporozumień. Ustalona na początku lista staje się ściągawką, pozwalającą na końcu łatwo rozliczyć się z całego zadania. Dostarczone produkty prac, zgodnie z listą utworzoną na starcie, praktycznie oznaczają możliwość zamknięcia projektu.



    __________________________

    Motyw muzyczny:

    Acid Trumpet by Kevin MacLeod
    Link: https://incompetech.filmmusic.io/song/3340-acid-trumpet
    License: https://filmmusic.io/standard-license

    • 9 min
    Odcinek 41 - Zmiana zakresu pociąga za sobą aktualizację terminów i zasobów

    Odcinek 41 - Zmiana zakresu pociąga za sobą aktualizację terminów i zasobów

    Zakres prac oczywiście może ulegać zmianie w trakcie projektu. Chodzi tylko o to, aby realistycznie i uczciwie podchodzić do sytuacji, gdy zakres zadań się nieoczekiwanie zwiększa. Zmiany niewielkiego kalibru nie muszą powodować jeszcze alarmu. Drobne dodatkowe prace zapewne można zrealizować, nie robiąc rewolucji w założeniach. Jednak większe zmiany muszą wiązać się z weryfikacją dostępnych zasobów. Każde inne podejście – taktyka strusia, który chowa głowę w piasek – jest niepoważne. Nie da się oczekiwać, że zespół zrobi dużo więcej niż pierwotnie zakładano, jeżeli nie otrzyma w zamian niezbędnych dodatkowych aktywów (czasu, osób czy budżetu).

    Sensowną alternatywą jest również zredukowanie innych zobowiązań, np. uwolnienie członków zespołu od części zadań operacyjnych, aby mogli zwiększyć swoje zaangażowanie w projekt.

    Rolą sponsora jest być otwartym na takie renegocjacje. Rolą lidera – szczerze o tym mówić i się tego domagać. Rolą zespołu zaś – przygotować argumentację, która merytorycznie wesprze lidera w niełatwych rozmowach ze zwierzchnikami.



    __________________________

    Motyw muzyczny:

    Acid Trumpet by Kevin MacLeod
    Link: https://incompetech.filmmusic.io/song/3340-acid-trumpet
    License: https://filmmusic.io/standard-license

    • 11 min
    Odcinek 40 - Ewentualne zmiany w zakresie są zawsze dobrze kontrolowane i dokumentowane

    Odcinek 40 - Ewentualne zmiany w zakresie są zawsze dobrze kontrolowane i dokumentowane

    Zmiana jest pewna. Słyszeliśmy to już wiele razy. Bez względu na metodykę prowadzenia projektu musimy zatem być gotowi na modyfikowanie pierwotnego zakresu prac. Nic w tym wstydliwego. Często po prostu nie da się od razu zaplanować projektu w sposób idealny. Nieoczekiwane zdarzenia w otoczeniu mogą z łatwością zburzyć pierwotną koncepcję prac, a to oznacza konieczność zdefiniowania zakresu prac w projekcie na nowo. A przynajmniej - wprowadzenia korekt.

    Bardzo dobrym zwyczajem jest udokumentowanie każdej zmiany. Nie trzeba bynajmniej żadnych biurokratycznych korowodów, podpisów, akceptacji, ale jedynie odnotowanie zmian przez lidera projektu w uzgodnionym miejscu: pliku, zakładce czy nawet notatniku. Najlepiej - na bieżąco, zanim zapomnimy czy zgubimy ślad po rozmaitych decyzjach korygujących ścieżkę, którą podąża projekt.

    Zanotować warto: co się zmieniło, jaki był powód oraz kto podjął decyzję i kiedy. Spisanie tych prostych faktów nie powinno nastręczać żadnych kłopotów i zajmuje ledwie kilka chwil. Jednak dzięki takiej skrupulatności uzyskujemy dwie istotne korzyści.

    Po pierwsze - o wiele łatwiej będzie podsumować i rozliczyć projekt. Szczególnie jeżeli cel, zakres, termin czy zasoby - zapisane w oryginalnej karcie projektu - różnią się od ostatecznych efektów. Decydenci z pewnością będą dociekać, skąd wzięły się rozbieżności. Zanotowanie wszystkich zmian kursu po drodze umożliwi łatwe wytłumaczenie tych różnic.

    Po drugie - zanotowanie zmian może być też cenną podpowiedzią dla liderów podobnych projektów w przyszłości. Być może uda im się lepiej zaplanować swoje inicjatywy, biorąc pod uwagę doświadczenia poprzednika.



    __________________________

    Motyw muzyczny:

    Acid Trumpet by Kevin MacLeod
    Link: https://incompetech.filmmusic.io/song/3340-acid-trumpet
    License: https://filmmusic.io/standard-license

    • 10 min
    Odcinek 39 - Uzgodniliśmy zarówno obszary, za które zespół odpowiada, jak i te, za które odpowiadać nie będzie

    Odcinek 39 - Uzgodniliśmy zarówno obszary, za które zespół odpowiada, jak i te, za które odpowiadać nie będzie

    Zdawać by się mogło, że skoro jasno uzgodniliśmy cel projektu, to zakresu już nie musimy dodatkowo spisywać. Tak nie jest. Cel to zwykle 1-2 konkretne zdania, ale w nich nie zmieścimy wszystkiego. Dlatego zakres projektu jest naturalnym i bardzo przydatnym dopełnieniem celu. Nie piszmy jednak elaboratów, nie kopiujmy planu prac. Wystarczy kilka haseł - obszarów, którymi zespół decyduje się zająć. Zakres projektu ma być prosty i konkretny. Nie zasługuje na dodatkowy dokument (pilnujmy prostoty i unikajmy biurokracji!). Wystarczy kilka punktów w karcie projektu.

    Bardzo przydaje się nie tylko wypunktowanie obszarów, którymi zespół się zajmie, ale też: czym się nie zajmie. Tak, choć może to nie jest intuicyjne, to jednak poczynienie odpowiednich zastrzeżeń pozwala uniknąć nieporozumień przy odbieraniu efektów prac. Nie chodzi przy tym o bezrefleksyjne wypisywanie długiej listy zadań, które nas nie dotyczą. Mogłaby ona przecież ciągnąć się w nieskończoność. Chodzi o identyfikację takich zagadnień, które są potencjalnie sporne. Jeśli więc widzimy ryzyko nieporozumień (jedni uznają, że projekt powinien się jakimś tematem zająć, a inni - że nie), to napiszmy jasno: tak czy nie.

    Dlatego optymalna forma spisania zakresu projektu, to dwukolumnowa tabela: w lewej kolumnie wypiszemy, czym zespół zamierza się zająć, a w prawej - co świadomie chce z zakresu wyłączyć. To doskonała podstawa do rozmowy ze sponsorem, który przecież powinien zakres (i wyłączenia) dobrze zrozumieć i zaakceptować.



    __________________________

    Motyw muzyczny:

    Acid Trumpet by Kevin MacLeod
    Link: https://incompetech.filmmusic.io/song/3340-acid-trumpet
    License: https://filmmusic.io/standard-license

    • 10 min
    Odcinek 38 - Wiemy, kiedy uznamy projekt za zakończony

    Odcinek 38 - Wiemy, kiedy uznamy projekt za zakończony

    Cel projektu - nawet dobrze sformułowany - nie wystarczy, by jasno sprecyzować, w którym momencie projekt się kończy. Tymczasem takiej wiedzy potrzebują członkowie zespołu, ich przełożeni, ale też lider i sponsor. Chodzi o zarządzanie oczekiwaniami i unikanie nieporozumień.

    Prostą i skuteczną metodą jest użycie zdania: "Projekt uznamy za zakończony, gdy..." i dokończenie go. Dopełnieniem tego zdania powinny być wszystkie kluczowe zadania, czekające zespół projektowy na ostatniej prostej. Może ich być kilka. Po ich pomyślnym zrealizowaniu członkowie zespołu mają prawo oczekiwać, że sponsor dokona odbioru rezultatów prac, a projekt będzie można zakończyć. Taka pewność, gdzie leży meta, daje duży komfort i pozwala na dobre rozplanowanie sił, czasu i energii. Warto o taką precyzję zadbać, ponieważ niekontrolowane przedłużanie projektów jest jednym z najczęstszych powodów zdemotywowania pracowników. Jeśli z góry jasno określimy, gdzie kończy się całe zadanie (i wszyscy się na to zgodzą), to łatwiej będzie do mety dobiegać i projekty zamykać.

    Za dopełnienie powyższego zdania ("Projekt uznamy za zakończony, gdy...") nie odpowiada bynajmniej sam lider, ale cały zespół. Dzięki wspólnym uzgodnieniom będą mieć identyczny punkt widzenia i wspólne zrozumienie zadań kończących cały projekt.



    __________________________

    Motyw muzyczny:

    Acid Trumpet by Kevin MacLeod
    Link: https://incompetech.filmmusic.io/song/3340-acid-trumpet
    License: https://filmmusic.io/standard-license

    • 10 min

Najpopularniejsze podcasty w kategorii Biznes

Adrian Gorzycki & Bartosz Kolanek
IMpower
Marek Jankowski
Expertia
Girls Money Club
Sam Parr, Shaan Puri & The Hustle