Liczba odcinków: 34

Baza wiedzy o dobrych praktykach w zarządzaniu projektami.

W każdym odcinku usłyszysz jedną podpowiedź, jak zwiększyć szansę na powodzenie swojego projektu. Całość zbierze się w zestaw dobrych praktyk do wykorzystania w każdym projekcie. Pełną bazę lekcji znajdziesz na stronie www.prostooprojektach.pl.

Jeśli nie masz czasu na długie szkolenia z zarządzania projektami lub dopiero wkraczasz w ten nowy dla siebie świat, niniejszy podcast zapewni Ci kilka szybkich podpowiedzi. I wszystko podane prosto. Jak w tytule.

Zapraszam!

Prosto o projektach Michał Kopczewski

    • Biznes

Baza wiedzy o dobrych praktykach w zarządzaniu projektami.

W każdym odcinku usłyszysz jedną podpowiedź, jak zwiększyć szansę na powodzenie swojego projektu. Całość zbierze się w zestaw dobrych praktyk do wykorzystania w każdym projekcie. Pełną bazę lekcji znajdziesz na stronie www.prostooprojektach.pl.

Jeśli nie masz czasu na długie szkolenia z zarządzania projektami lub dopiero wkraczasz w ten nowy dla siebie świat, niniejszy podcast zapewni Ci kilka szybkich podpowiedzi. I wszystko podane prosto. Jak w tytule.

Zapraszam!

    Odcinek 33 - Ludzie muszą wiedzieć nie tylko "co jest do zrobienia", ale też "dlaczego mają to robić"

    Odcinek 33 - Ludzie muszą wiedzieć nie tylko "co jest do zrobienia", ale też "dlaczego mają to robić"

    Sponsor powinien poświęcić chwilę, by na pierwszym spotkaniu zespołu zaprezentować wszystkim powody uruchomienia projektu czyli genezę jego zainicjowania. Zrozumienie szerszego kontekstu i sensu całego przedsięwzięcia jest istotne dla członków zespołu, ponieważ motywuje do pracy.

    Po drugie, uchylenie rąbka tajemnicy dowartościowuje ludzi. Dzielenie się informacją jest dowodem zaufania. Osoby obdarzone takim zaufaniem (członkowie zespołu) chętniej się zaangażują.

    Po trzecie, dzięki wiedzy o powodach realizacji projektu, wszyscy mogą podejmować trafniejsze decyzje, zgodne z intencjami inicjatorów.

    Po czwarte, opowieść sponsora o genezie projektu jest inwestycją w samodzielność zespołu. Jest to szczególnie istotne w dłuższych projektach, w których z pewnością pojawią się nowe, nieoczekiwane wątki. Znając praprzyczynę uruchomienia projektu, członkowie zespołu będą w stanie lepiej decydować o tym, co trzeba zrobić. I będą potrafili samodzielnie ocenić, który kierunek prac najlepiej odpowie na pierwotny problem, zdefiniowany w genezie projektu.



    __________________________

    Motyw muzyczny:

    Acid Trumpet by Kevin MacLeod

    Link: https://incompetech.filmmusic.io/song/3340-acid-trumpet

    License: https://filmmusic.io/standard-license

    • 10 min
    Odcinek 32 - Kick-off to ważne pięć minut dla sponsora

    Odcinek 32 - Kick-off to ważne pięć minut dla sponsora

    Obecność sponsora na pierwszym spotkaniu zespołu dodaje wszystkim wiary, że projekt jest ważny. Lubimy się angażować w sprawy, które dobrze rokują. Opieka i zainteresowanie ze strony ważnego decydenta jest wyraźnym sygnałem, że warto w tym projekcie być i że nie będzie to zmarnowany czas.

    Tytułowe "pięć minut" trzeba jednak rozumieć symbolicznie, a nie dosłownie. Sponsor nie może wpaść na spotkanie, jak po ogień. Wówczas osiągnąłby dokładnie przeciwny efekt: zebrani dostrzegą, że w natłoku innych spraw ten projekt może wcale nie być dla niego priorytetem. Trzeba zatem zadbać o to, by sponsor nie tylko na kick-offie był, ale również, by była to obecność "jakościowa" i wiele wnosząca.

    Samo przybycie nie wystarczy. Sponsor powinien - po pierwsze - przedstawić wszystkim powody uruchomienia projektu, a po drugie - opowiedzieć o swoich oczekiwaniach. Nie jest jednak wykluczone, że sponsor da zespołowi całkowicie wolną rękę w znajdowaniu rozwiązań. Warto, by to jasno zakomunikował. Wtedy zespół zrozumie, że jego zadaniem nie jest bynajmniej podążanie ściśle ścieżką wyobrażoną i nakreśloną przez sponsora, ale że otwiera się szerokie pole do swobodnych poszukiwań.

    Korzystając z obecności sponsora na spotkaniu inauguracyjnym zorganizujmy też sesję pytań i odpowiedzi. Jeśli członkowie zespołu mają jakieś wątpliwości, to dobrze, by sponsor je rozwiał. Zachęta do dialogu i śmiałego zadawania pytań może być potrzebna, szczególnie w organizacjach zhierarchizowanych, gdy sponsor (np. prezes) może się wydawać osobą ze stratosfery.

    Po pierwszym spotkaniu zespołu wszyscy powinni mieć pewność, że wiedzą, o co chodzi w projekcie i czego się od nich oczekuje.





    __________________________

    Motyw muzyczny:

    Acid Trumpet by Kevin MacLeod

    Link: https://incompetech.filmmusic.io/song/3340-acid-trumpet

    License: https://filmmusic.io/standard-license

    • 9 min
    Odcinek 31 - Lider wcale nie musi wszystkiego wiedzieć na pierwszym spotkaniu

    Odcinek 31 - Lider wcale nie musi wszystkiego wiedzieć na pierwszym spotkaniu

    Pierwsze spotkanie zespołu projektowego musi być dobrze przygotowane, bo "dobre pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz". Na podstawie tego spotkania wszyscy zaproszeni wyrobią sobie zdanie na temat zadania, do którego zostali zaproszeni. To nie znaczy jednak, że lider musi zaprezentować pełną koncepcję projektu (do czego może mieć inklinacje). Jeśli bowiem przedstawi członkom zespołu niemal gotowy plan działania, to ci nie tylko mogą go łatwo zakwestionować, ale też nie poczują się z nim związani. Autentyczne zaangażowanie uzyskamy tylko wówczas, gdy członków zespołu od samego początku dopuści się do dyskusji o kształcie projektu i umożliwi pełen udział w planowaniu.

    Liderzy czasem w dobrej wierze starają się przygotować całą koncepcję, aby na pierwszym spotkaniu dobrze wypaść i popisać się przygotowaniem do tematu. Czasem boją się, że gdy tego nie zrobią, to nie spełnią oczekiwań pozostałych członków zespołu lub wyjdą na nieprzygotowanych, a ich autorytet ucierpi już na starcie.

    Nic bardziej mylnego. Z tendencją do jednoosobowego planowania projektu trzeba walczyć. Nie tylko ze względu na to, że reszta zespołu pozostanie wtedy bierna i mało zaangażowana. Również dlatego, że po prostu jedna osoba (lider) nie ma najmniejszych szans, by zrobić to dobrze i uwzględnić wszystkie aspekty czy punkty widzenia.

    Spotkanie inauguracyjne powinno być poświęcone co najwyżej zaprezentowaniu ogólnej koncepcji, przedstawieniu podziału ról w zespole, a całe planowanie musi odbyć się w kolejnym kroku i z udziałem wszystkich.



    __________________________

    Motyw muzyczny:

    Acid Trumpet by Kevin MacLeod

    Link: https://incompetech.filmmusic.io/song/3340-acid-trumpet

    License: https://filmmusic.io/standard-license

    • 11 min
    Odcinek 30 - Z zewnętrznymi doradcami współpracujemy tak, by jak najwięcej się nauczyć

    Odcinek 30 - Z zewnętrznymi doradcami współpracujemy tak, by jak najwięcej się nauczyć

    Nie wszystkie projekty możemy zrealizować własnymi siłami. Bywa, że konieczne jest wsparcie zewnętrznych konsultantów. Warto zadbać o to, by taka współpraca przyniosła jak najwięcej korzyści. Dobre przygotowanie po stronie zleceniodawcy może w tym wydatnie pomóc.

    W tym odcinku podcastu jest mowa o dziesięciu elementach dobrego przygotowania do takiej współpracy. Są to:

    1. sprecyzowanie oczekiwań wobec konsultanta

    2. wybranie silnego lidera projektu

    3. podzielenie odpowiedzialności pomiędzy własny zespół projektowy i zewnętrznych doradców

    4. przygotowanie precyzyjnego zapytania ofertowego

    5. osobiste poznanie zespołu konsultantów

    6. przygotowanie dobrej umowy

    7. zadbanie o kupno "wędki", a nie "ryby"

    8. przetestowanie współpracy z konsultantami na małym zadaniu

    9. uformowanie struktury projektu

    10. wdrożenie zasad regularnej komunikacji.

    Im lepiej przygotujemy się do współpracy z konsultantami, tym większa szansa, że wyciągniemy dla siebie maksimum korzyści z takiego wspólnego projektu.



    __________________________

    Motyw muzyczny:

    Acid Trumpet by Kevin MacLeod

    Link: https://incompetech.filmmusic.io/song/3340-acid-trumpet

    License: https://filmmusic.io/standard-license

    • 20 min
    Odcinek 29 - Rola komitetu sterującego nie dubluje się z rolą sponsora, ani z rolą zarządu

    Odcinek 29 - Rola komitetu sterującego nie dubluje się z rolą sponsora, ani z rolą zarządu

    Warto zwrócić uwagę na jasne rozgraniczenie kompetencji pomiędzy sponsorem, komitetem sterującym i zarządem. Wszystkie te role mogą brać udział w podejmowaniu kluczowych decyzji w projekcie. Istotne jest jednak, aby nie przesadzić z ilością osób i organów sprawujących zwierzchni nadzór nad projektem, bo to może znacząco obniżyć efektywność działania.

    Sponsor powinien być powołany dla każdego projektu. Jest pierwszą osobą, do której zwraca się lider, gdy potrzebuje pomocy w podjęciu decyzji wykraczających poza jego kompetencje. Często już sam sponsor może takie decyzje podjąć, bez eskalowania ich wyżej. Jeśli tak jest, to proces jest efektywny, szybki, a dodatkowo mamy pewność, że sponsor został dobrze dobrany, bo jest decyzyjny.

    Czasem jednak zajdzie konieczność odwołania się do jeszcze wyższych instancji. Może to być komitet sterujący lub zarząd. Trzeba jednak uważać na ryzyko nakładania się kompetencji tych dwóch ciał decyzyjnych. Może to rodzić nieefektywność, polegającą na konieczności prowadzenia uzgodnień z obydwoma tymi organami. Najczęściej warto postawić na jeden z nich.

    W niektórych organizacjach będzie to zarząd. Np. w takich, które są niewielkie, a zatem zarząd i tak trzyma rękę na pulsie wielu spraw, a w tym - projektów. Wtedy w ogóle powoływanie dodatkowo komitetów sterujących mija się z celem.

    W innych organizacjach sytuacja będzie odwrotna. Zarząd okazuje się tak przeciążony obowiązkami, że chętnie ceduje odpowiedzialność za decyzje projektowe, np. właśnie na wspomniany komitet sterujący.

    Obie opcje są oczywiście dobre, pod warunkiem, że są dostosowane do specyfiki organizacji. Kluczowe jest przy tym jasne określenie, który model przyjmujemy w naszej organizacji, aby liderzy i sponsorzy mieli pełną jasność, z kim powinni się konsultować w kluczowych momentach dla projektu: z komitetem sterującym czy z zarządem.





    __________________________

    Motyw muzyczny:

    Acid Trumpet by Kevin MacLeod

    Link: https://incompetech.filmmusic.io/song/3340-acid-trumpet

    License: https://filmmusic.io/standard-license

    • 8 min
    Odcinek 28 - Komitet sterujący zarządza całym portfelem projektów w firmie

    Odcinek 28 - Komitet sterujący zarządza całym portfelem projektów w firmie

    Komitet sterujący nie zawsze musi nadzorować pojedynczy projekt. Czasem warto rozważyć zorganizowanie jednego komitetu sterującego, który będzie nadzorować wszystkie projekty w firmie. Może to się okazać rozwiązaniem efektywnym, praktycznym i dzięki temu nawet niewielkie projekty mogą być regularnie przeglądane.

    Zarządzanie portfelem projektów w całej firmie jest niezwykle ważnym elementem kierowania organizacją. Polega na kilku elementach:


    uruchamianie tylko najważniejszych projektów
    uruchamianie tylko tych projektów, które są zgodne ze strategią firmy
    pilnowanie, by liczba otwartych projektów była rozsądna
    przerywanie projektów, które przestały rokować
    przesuwanie priorytetów, gdy inna kolejność realizacji projektów okaże się sensowniejsza

    W mniejszych organizacjach nad całością może próbować panować sam zarząd, ale nierzadko okazuje się, że brak mu na to czasu. Dlatego taki zbiorczy komitet sterujący może skutecznie przejąć tę rolę i zagwarantować należytą kontrolę nad całym portfelem projektów.





    __________________________

    Motyw muzyczny:

    Acid Trumpet by Kevin MacLeod

    Link: https://incompetech.filmmusic.io/song/3340-acid-trumpet

    License: https://filmmusic.io/standard-license

    • 9 min

Najpopularniejsze podcasty w kategorii Biznes

Maciej Filipkowski
Mateusz Samołyk
Marek Jankowski
Michał Wilk
Hirsch & Kuźniar • by Voice House
„Rzeczpospolita”