Ignacio de Miguel https://ignaciodemiguel.es

Este parece un tema muy complejo para tratarlo a la ligera como una habilidad profesional que es interesante poseer. 



Sin embargo, para todo hay niveles de intensidad. Lo importante no es ser un experto en sistemas de toma de decisiones sino evitar las decenas de sesgos que pueden existir en nuestra cabeza.  



Los sesgos no siempre son malos. Quiero decir, que la intuición es realidad se trata de un sesgo interno, muy propio de cada uno.  



Cuando uno tiene mala intuición significa que sus sesgos están muy desviados de la decisión óptima. 



Pero es más que probable que los sesgos de cada uno, los malos, estén compensados por los sesgos de intuición, los buenos. 



Aún así no vamos a dejar la toma de decisiones al albur de un pálpito, y conviene tener un sistema de partida para la toma de decisiones que nos permita evitar las peores decisiones. 



Otra cuestión a tener en cuenta es que una decisión no es mala en sí misma, sino que es mala para un contexto determinado.  



En ese contexto está la clave. Nuestros sesgos e intuiciones están alineados con determinados contextos, que es de donde nacen, pero para contextos diferentes, no sirven. 



Por tanto, el primer paso ante una toma de decisiones es tener claras las diferencias del contexto concreto con nuestro historial de conocimiento y decisiones previas. 



Esto no es nada fácil, y para no perdernos en esta maraña de circunstancias lo que podemos hacer es acotar el contexto en base a las variables más importantes para ese caso. 



De esta forma no necesitamos analizar ni entender perfectamente el contexto ante el cual estamos tomando una decisión, sino que lo que hacemos es detectar las variables que son más importantes en ese contexto. 



Las variables de decisión



Estas variables son sagradas, no las podemos ignorar, y cualquiera que sea nuestro sistema de toma de decisiones, debemos contemplar esas variables como obligatorias. 



Para toma de decisiones complejas a mí me gusta plantear una primera y única variable que debe determinar de forma unívoca el rumbo de una decisión.  



A esa variable le sumo otras dos a cuatro variables más. 



Ahora construyo una tabla con estas cinco variables en el eje vertical y las posibles opciones en el eje horizontal. Si permutas los ejes a mí no me mires que me distraes.  



No, en serio, puedes cambiar los ejes si te sientes más cómodo, eso depende de las manías de cada uno. 



Entre la primera variable de la tabla, y las siguientes trazo una doble línea, porque he dicho que es la variable más importante, la primera y la única que va a condicionar la toma de decisiones de manera drástica. 



A continuación valoramos cada una de las variables de decisión con un número en relación con las diferentes opciones. Este número es mayor cuanto más peso tiene la variable en la opción correspondiente. Si no te quieres complicar las cosas, mi sugerencia es valorar de 1 al 5, ya que tenemos cinco variables. 



He mostrado cómo hago yo la tabla de decisiones, pero no cómo escojo la variable primaria y el resto. 



La selección de estas variables depende de cada caso. Pondré un ejemplo: la elección del colegio para tus hijos. 



Si tienes hijos lo entenderás perfectamente. Ya sé que no es una decisión laboral, pero es muy fácil de entender. 



Por un lado están los elementos de descarte, es decir, aquellas características que directamente nos hacen descartar una opción de manera categórica. Estas opciones de decisión en realidad no son opciones, así que las sacamos de la ecuación. 



Por ejemplo: si el colegio es religioso, privado, concertado o público. Si alguno de estos tipos está completamente descartado, las opciones de centro escolar que coincidan con el descarte las eliminamos de las opciones. 



A partir de ahí podemos tener diferentes variables de decisión: cercanía, tamaño, uso de uniforme, metodologí

[Publicado primero en https://ignaciodemiguel.es/indices-procedimientos-y-productividad/]



El secreto de la productividad es organizarse. La dificultad es seguir una metodología de organización que se adapte a cada uno. 



Muchos cursos sobre gestión del tiempo solamente cuentan lo que no se debe hacer, o te cuentan cómo detectar las pérdidas de tiempo y productividad, pero no te cuentan las formas de organizarte para ser más productivo. 



De hecho hay cursos de gestión del tiempo que son incapaces de gestionar el tiempo de forma adecuada y no comienzan ni terminan en el horario estipulado. Obviamente no es el “curso”, sino el docente el que no tiene ni idea de lo que está hablando más allá de la receta académica que no sirve para nada. 



Ya hace mucho que hablé sobre las recetas (de cualquier cosa) que no sirven para nada. Fue por el 2017 y debía estar ofuscado con algún vendehumos porque fui muy contundente. 



El ejemplo más claro y bastante efectista que se enseña en los cursos de gestión del tiempo es aquél en el que cada vez que tomas un papel para gestionarlo o mirarlo aunque no haces nada con él, le pintas un puntito en una esquina.  



Al cabo del tiempo te das cuenta de que está lleno de puntitos y que aún no le has dado la salida que le corresponde. 



Esto hoy en día es absurdo porque casi no trabajamos con papel. Pero a lo que voy, es que eso te enseña a ver tu procrastinación ante determinadas tareas, pero no soluciona tu problema de productividad. 



Te voy a contar lo que a mí me sirve para mejorar la productividad: las acciones que puedes llevar a cabo, sin necesidad de grandes esfuerzos que sean el inicio de tu propio sistema para ser más productivo. 



Hace muchos años me hicieron una entrevista exprés por ser emprendedor. Eso me llamaban antes, ahora soy un simple freelance. 



Lo que te quería contar de esa entrevista es que una de las preguntas que me hicieron era sobre cómo gestionaba las tareas del día a día y si dormía bien o me despertaba pensando en lo que tenía que hacer al día siguiente. 



Mi respuesta de aquel momento es la misma que te voy a dar hoy para que puedas empezar a organizarte y ser más productivo: escribir un índice de tareas. 



Los índices 



Antes de terminar mi jornada de trabajo, tomaba un papel en blanco, uno pequeño como de media cuartilla, ya usado por una cara (hay que aprovechar los recursos y no gastar papel sin necesidad). 



Puedes usar una app de notas si quieres, el medio da lo mismo. Yo sigo usando papel y lápiz, no porque sea un clásico, que también, ni porque esté chapado a la antigua, que puede ser, sino porque escribir a mano es bueno. 



En ese trozo de papel escribo la lista de tareas que tengo pendientes de hacer para el día siguiente y algunas que sé que no haré al día siguiente pero quiero tener presentes. 



Cuando llega el día siguiente, tomo esa lista y voy ejecutando las tareas. El orden de ejecución implica una mezcla de prioridad y tiempo de ejecución. Es decir, primero las tareas urgentes e importantes, después las importantes, después el resto, intercaladas con las de rápida ejecución aunque no sean de gran importancia.  



Lo de hacer tareas no importantes que son de rápida ejecución libera muchas neuronas para dedicarlas a lo importante, por eso se cuelan estas tareas antes que otras. 



Otra cosa que debo aclarar es que yo no creo que haya tareas urgentes. Hay tareas urgentes e importantes a la vez, pero marcar una tarea como urgente si no es importante no me cabe en la cabeza. Esto da para una larga discusión que será para otra ocasión. 



Resumiendo, mi sugerencia es que hagas un índice de tareas y de cada tarea si es complicada, otro índice de acciones para esa tarea. Si la tarea es compleja lo que requiere es dedicarle un rato a pensar antes de ejecutar. 



Los procedimientos 



Del índice podemos pasar a los procedimientos.&nb

Hoy he querido continuar con un tema relacionado con el tema de la comunicación de la semana pasada.  



Se trata de la habilidad de escribir correos electrónicos efectivos. 



Un correo electrónico efectivo es el que evita alguno de estos males:  




El destinatario no te confirma si ha leído tu correo, aunque no necesites una respuesta. 



Tienes dudas de si el destinatario tendrá en cuenta todo lo que le dices en el correo. 



Te contestan al correo pero no responden a todo lo que preguntabas o indicabas. 



Se te olvida adjuntar un documento y no te lo avisan hasta varios días después. 



El receptor traspapela tu correo y nunca contesta. Cuando te pones en contacto con él de nuevo te dice que nunca le llegó el mensaje a pesar de haber intercambiado varios correos con anterioridad sobre el mismo tema. 



Poner aquí tu problemática actual. Seguro que tienes más casos de ineficiencia con el correo electrónico. 




Escribir correos electrónicos que se saltan estos problemas también es una habilidad que merece la pena cultivar. 



Si te interesa este tema estoy preparando una nueva versión de mi curso de escritura de correos electrónicos efectivos. 



De momento te adelanto algunas pinceladas sobre las claves de un correo efectivo: 




Una idea por párrafo. 



Frases cortas y párrafos cortos. 



Usa títulos y negritas. 



Si el mensaje es largo al final enumera a modo de resumen lo que esperas de tu interlocutor. 



Sugiere que te contesten comentando bajo cada uno de tus comentarios para que no se pierdan nada. No le eches la culpa a tu destinatario por no enterarse de todo, échate la culpa por decir demasiadas cosas. Pero si le avisas, pondrá más cuidado en tenerlas todas en cuenta. 



Cuando una conversación por correo se alarga con varios interlocutores las respuestas pueden quedar ocultas en la maraña de mensajes pasados. Antes de que ocurra esto borra todo el texto antiguo y quédate sólo con el más reciente. 



A veces cambiar el asunto de un correo antes de responder es buena idea para destacarlo. 



Pide de forma expresa en tus correos que te contesten o confirmen la lectura, no des por hecho que deben hacerlo. 




Lo más importante de todo: estructura el contenido de tu correo. A nadie se le ocurre escribir un libro sin un índice. Bueno sí, he visto libros sin índice, no sé en qué estaría pensando el editor. 



Pero por regla general un libro debe llevar un índice. Tu correo debe cumplir una estructura para que sea fácil de leer y entender.  



La estructura no sólo es relativa al contenido, sino que también es relativa a la estética. 



Cuida los detalles, tómate un poco más de tiempo en escribir y repasar tu correo. Reescríbelo si es necesario. 



Verás como merece la pena porque será mucho más efectivo. 



Si te interesa que te avise cuando tenga preparada la nueva versión de mi curso sobre escritura de correos efectivos contesta a este mensaje y te avisaré. 



Hasta pronto. 



Ignacio de Miguel 



ignaciodemiguel.es 

El tema de hoy iba a ser otro, pero lo he cambiado a raíz de un tweet de @jlvallejo en el que mostraba que las capacidades o las habilidades de comunicación eran una preocupación importante entre los empleados de su empresa Sngular. 



«Aprender a comunicar, aprender a hablar» era casi el último tema de mi lista de contenidos, y ha subido hasta el primer puesto. 



Hablar es una cosa, y comunicar es otra. Sin embargo, si no sabemos hablar, no podremos comunicar. 



Así que antes de pensar en comunicar mejor, debemos pensar en hablar mejor. Pero ¿por qué la comunicación es tan importante como habilidad profesional? 



La importancia de la comunicación 



Creo que la comunicación es una de las principales causas de los males y una de las principales formas de evitar problemas, y una vez que los problemas han llegado, de solucionarlos. 



Me baso en mi experiencia del tiempo que he dedicado a la gestión y trato con clientes; al tiempo dedicado a la selección de personas (de manera poco sistematizada y hace tiempo que no lo hago). 



Tenemos que ser conscientes de que es mejor adelantar acontecimientos y evitar sorpresas en los demás. Lo que a nosotros nos puede parecer obvio al de enfrente no tiene por qué parecérselo. 



Debemos tener la intención de contar, comunicar todo por adelantado para evitar problemas, para resolver situaciones antes de que lleguen. 



Cuando comunicamos por adelantado, generamos confianza. Si lo hacemos en forma de pregunta o con intención de consenso mostramos empatía. Nuestros interlocutores se sienten cómodos de esta forma.   



Una cosa es hablar y otra comunicar 



Se puede hablar mal, quiero decir, no saber expresarse correctamente. Cuando no te expresas de la manera adecuada, estás hablando pero no comunicando. 



Expresarse de la manera adecuada no significa ser un erudito, sino utilizar en cada momento las palabras adecuadas y las palabras que el otro entiende mejor. Utilizar palabras conciliadoras, «consensuadoras», no agresivas. 



Aprender a hablar y a comunicar mejor 



La primera forma de aprender a hablar mejor es hacerlo. Mientras hablas, o mientras escribes ese correo con el que quieres comunicar algo yo suelo tener en cuenta dos cosas. 



Como ya te he avisado alguna vez te cuento mi experiencia desde un punto de vista práctico, no académico, así que perdonadme los especialistas de la comunicación. 



Estas dos cosas que tengo en cuenta son las siguiente: 




Cómo me gustaría que me contaran lo que voy a contar. Tono, forma y tiempos. 



Simplifica la estructura del mensaje y simplifica el mensaje.  




Tengo un curso en audio sobre cómo comunicar ante un micrófono, pero no te cuento esto para que me compres (hoy no). 



Habla como si le hablaras a un niño. Ojo, los niños no son tontos, no hay que hablarles como a un bebé, no hay que pasarse. 



Hablar como le hablarías a un niño para que te entienda. ¿A que le hablas despacio con palabras sencillas y con un tono de voz medio?  



Los que tengan hijos saben que a los niños hay que anticiparles las cosas para que no se enfaden. Cosas como «5 minutos y nos tenemos que ir a casa» o «Enseguida tienes que apagar la tele porque nos vamos, te aviso en un rato», etc. 



Cuando a un niño le anticipas un acontecimiento lo asume mejor aunque no le guste. Protestará menos por ese acontecimiento. 



Los adultos somos iguales, qué sorpresa. Anticipar las fechas, acontecimientos, la toma de decisiones ante proveedores, clientes y compañeros de trabajo siempre es buena idea. 



No hay sorpresas. Aunque no guste se asume mejor.  



Es más, independientemente de que guste o no, de que afecte más o menos, si tu jefe te anticipa una toma de decisiones sobre cualquier tema te sientes mejor.  



Si tu compañero te anticipa cuándo va a terminar su parte de tarea para tú empieces la tuya, te sientes mejo

Bienvenido al primer contenido de la serie sobre habilidades personales, «soft skills» y hábitos que mejoran nuestra vida profesional, y por qué no, personal. 



El primer tema de esta serie tenía que estar relacionado con la escritura a la fuerza. 



El motivo es que es la escritura el primer elemento transversal en mi vida tanto profesional como personal que he manejado desde que fui un chaval. 



Estoy al borde de una edad de esas que generan una gran crisis existencial. Estoy inmerso en un tiempo de (lento) cambio profesional por la toma de decisiones personales. 



¿A que suena a crisis? Pero tranquilo, la palabra crisis no es negativa, sólo significa «cambio». El problema es ver los cambios como algo negativo. 



La resistencia humana al cambio. Algo de lo que hablo mucho en mis charlas de asesoría a emprendedores y empresas. 



A lo que iba, es que la escritura es el elemento transversal que conservo en mi vida desde muy joven.  



Si te pregunto cuántos libros lees al año, puede que te sientas incómodo porque sabes que deberías leer más de lo que lo haces.  



Así que no te lo voy a preguntar. 



Pero sí te voy a preguntar cuánto escribes a lo largo de un mes (y no me refiero a escuetos correos electrónicos). 



Aunque tu respuesta sea «pues yo no escribo nunca salvo breves correos», no te vas a sentir incómodo respondiendo. Pero deberías. 



Deberías sentirte incómodo por no escribir habitualmente. Ya te adelanto que si escribieras con asiduidad también leerías más porque ambos hábitos van de la mano. 



Sé lo que estás pensando: ¿qué tiene que ver escribir con la toma de decisiones? Mucho: 




Escribir no es algo del pasado. 



Escribir no es algo para eruditos. 



Escribir no es para ociosos. 



Escribir no es sólo para los profesionales de la escritura (escritores o periodistas que se ganan la vida escribiendo). 




Escribir es una habilidad manual que se enseña en las escuelas como muy tarde a partir de los 6 años de edad. 



Escribir es una habilidad manual necesaria para el desarrollo de nuestro cerebro. Está relacionado con la motricidad fina. Se relaciona con el pensamiento, con el mundo de las ideas abstractas, con la imaginación y la creatividad. 



Todo eso es lo que somos, lo que nos define como humanos. Ahora que estamos en una época explosiva de las Inteligencias Artificiales Generativas tenemos que ser conscientes de lo que nos diferencia de ellas: entendemos la creatividad, imaginamos, tenemos ese pensamiento abstracto que las IAs no tienen.  



Las IAs no entienden lo que hacen, simplemente lo hacen. Esta frase tiene muchos matices, pero es un buen resumen para mí. 



Aunque ya he visto que la tendencia de la ciencia ficción es equiparar el intelecto con la capacidad de sentir y en consecuencia con la condición de ser humano. Según eso, las IAs serán humanas en poco tiempo. Pero ese es otro tema. 



Una IA nunca podrá tomar las mejores decisiones para tu vida personal. Porque una IA sólo podrá tomar decisiones lógicas, como los vulcanos. Nota al margen por si no te suena esto: en el universo de Star Trek, los vulcanos son una raza de humanoides con orejas puntiagudas que basan su vida en la lógica. Nota al margen dos: si las IAs empiezan a «sentir» o a «ser conscientes de la simulación de los sentimientos» reescribiré este párrafo para que siga teniendo sentido. 



Te hago un «spoiler» de la vida: las mejores decisiones que vas a tomar no serán lógicas, serán asumiendo riesgos y dando prioridad a tus sentimientos.   



¿Dónde entra en juego la escritura en todo esto?  



Ya he llegado a donde quería llegar. La escritura pone en marcha nuestro pensamiento.  



Intenta hablar mientras escribes. No puedes.  



Piensas y hablas. 



Piensas y escribes. 



Escribes más despacio de lo que eres cap

Hola de nuevo,



retomo mi newsletter personal con una serie de contenidos sobre habilidades personales. Aquí incluyo las llamadas «soft skills» pero también esos hábitos y buenas prácticas que nos permiten ser más eficientes en nuestro trabajo. 



Y por qué no, en nuestra vida en general. 



No voy a tratar estas habilidades personales o «soft skills» desde una perspectiva formal o académica sino desde mi perspectiva personal práctica. 



Tenía previsto comenzar hoy mismo con el primer contenido de la serie relacionado con el pensamiento y la escritura. Te darás cuenta que pensar y escribir son dos cosas que me gustan mucho. 



Sin embargo, no voy a empezar por ahí porque quiero preparar el contenido con más calma. Así surge la primera «enseñanza» o habilidad personal que uno debe cultivar: organizar el propio tiempo y ser consciente de lo que uno puede hacer o no. 



No es un pensamiento derrotista, ni mucho menos, sino organizativo. Es decir, puedo ponerme unas metas hasta ahora difícilmente alcanzables, pero debo ser consciente del esfuerzo que le tengo que dedicar para intentar cumplirlas. 



Y organizar mi tiempo para poder hacer ese esfuerzo. 



Esto podría significar que no me he organizado bien para llegar al día de hoy con el contenido que pretendía. En ese caso, estoy dando consejos que ni yo mismo cumplo. 



Eso se llama vendehumos. 



Fuera de broma, creo que este ejemplo deja ver otras habilidades a cultivar de las que ya hablaré como la calma, la gestión de la presión, las prioridades, la adaptabilidad... 



Espero que me acompañes en esta serie y me gustaría pedirte que difundieras esto por tus redes sociales para llegar a más gente.  Si no estás suscrito te puedes apuntar ahora en esta misma página para recibir todos mis contenidos en tu correo.



Esta última frase no me gusta nada. Lo de «gente» me suena demasiado impersonal.  



Yo quiero personas detrás de cada correo, y por eso te invito a que me escribas si quieres, simplemente contestando a este mensaje. 



No estés impaciente, la semana que viene te llegará el tema sobre el pensamiento y la escritura para mejorar la toma de decisiones. 



Hasta pronto. 



Ignacio de Miguel 



Ignaciodemiguel.es