EP365【主管偷偷學】開會的技術與藝術（上） 為什麼開會的人越多，開會時間要越短？

緊急事件發生，先滅火？還是先開會？一天到晚、每週超過30小時都在開會。會議火爆變人生跑馬燈。工作延遲To do lists 比天高，晚上或假日總在趕工。必聽這集！職場教練Simon分享，開會的人愈多，開會時間要愈短，有效控制人事成本；會議報告「別人不知道的事」，若大家已知，不必再浪費時間。

【本集來賓】
阮劍安（Simon），一零四資訊科技公司董事，曾任104人力銀行總經理、104希望基金會董事、中國飛利浦數字影像系統中國區業務總監，比利時魯汶大學歐洲研究所碩士畢業，擁有超過三十年職場及高階主管經歷。2024年起，為職涯診所Podcast子單元【主管偷偷學】固定來賓。

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【本集重點】
🔸1:30 緊急事件發生：重大糾紛、天災、資安洩漏、公關危機，事前演練
🔸3:00 事前針對各種緊急事件成立應變小組
🔸4:10 發生影響營運的緊急事件發生時，受影響職務需到現場，謀定而後動
🔸5:30 了解事件→召集利害相關人→以減少傷害/緊急應變為主→訊息、口徑統一，訊息傳遞須清楚快速→下重要決策
🔸9:20 過去50年來職場會議長度、頻率增加，高階主管平均每週23小時
🔸10:25 會議最主要的成本是時間，最主要的成效在結果，目的在資訊交換、下決策
🔸12:40 最長時間會議：全球跨時區開會 / 集團預算審核會議
🔸14:00 成為主管，需學習管理會議時間
🔸15:40 90%人在開會時做白日夢，70%人做會議以外的事
🔸16:45 何時需要開會：Brainstorming或資訊交換、下重要決策、檢討
🔸19:40 開會只是一種溝通形式，若資訊不對稱時僅依賴會議解決問題，需思考流程是否出現斷層、授權過於集中/不集中等問題
🔸22:30 會議召開的時間要與參加的人數成反比，人越多、時間越少，考慮人力時間成本
🔸23:30 例行會議：開會時安排主題，時間、成員，指定成員指定報告內容，安排流程；跨部門會議在每次會議結束時先預設下次開會主題與內容
🔸25:20 非例行會議：主題、提綱(流程安排時間)，成員「沒有問題」或「有問題」都會造成會議過長，若主題訂定不明確可事前釐清
🔸28:50會議參與人必先了解會議主題、大綱內容，不需要報告已知的資訊
🔸31:30指派會議流程時限制發言時間，會議前先蒐集好問題


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