Linköpings Digitala Elefant Linköpings kommun

Chefer och ledare förväntas utveckla sin verksamhet med hjälp av digitalisering som verktyg. Digitalisering är inget nytt, men behovet av att digitalisera för att lösa utmaningarna som finns i verksamheten ökar. Det medför nya förväntade kompetenser hos chefer och ledningsgrupper.

Vad menar vi med att kompetenskraven förändras för ledningsgrupper, och även för chefer och ledare som individer? Om kompetens och förståelse i ledningsgruppen är viktigt, hur kan vi säkerställa att den förmågan finns och utvecklas?

Tillsammans med digitaliseringschef Anna Drotz och HR-direktör Helene Larsson funderar vi på vad det innebär och hur kan man underlätta för chefer att lösa den här utmaningen.

Relaterad information:

Framtidens kompetenta ledningsgrupp, en rapport från Kairos Future: https://www.kairosfuture.com/se/publikationer/nyheter/whats-nxt-framtidens-kompetenta-ledningsgrupp/

Dr Malin Nordström är forskaren och initiativtagaren till PM3 som i stor utsträckning strukturerar Sveriges offentliga digitalisering. Hon varvar arbete i verksamheten och som "återfalls-forskare" på universitet, nu inne på 4:e omgången. Podden handlar om Malins resa från ADB till digitalisering, digitala resurser och innovation. Malin har nu startat tankesmedjan Praktikforskarna som är en plats för "pragmatiska forskare och reflekterande praktiker" som ska hjälpa till att väva in forsknings lärdomar i vår digitalisering.

VARNING!!! Detta är ett långt och intressant avsnitt - se till att sätta på er bra skor och ta en lååång promenad, städa huset eller klipp äppelträden. Det är värt att lyssna på en av Sveriges mest inflytelserika forskare inom digitalisering.

Den digitala elefanten är ett initiativ från Linköpings kommun för att dela med oss av tips och erfarenheter av att driva digitaliseringsprojekt. Vi vill inspirera dig som arbetar med digitalisering inom offentlig sektor och hoppas att den här podden hjälper dig att lättare komma igång med din digitaliseringsresa.

Namnet "Den digitala elefanten" syftar till att projekt har en förmåga att växa och växa tills du måste stanna upp, tänka till och strukturera upp arbetet i hanterbara bitar (för det är ju så man äter en elefant).

Vi som pratar heter Felizia Schnell och Tess Neale och driver ett digitaliseringsprojekt inom HR. Om du har några frågor, funderingar, feedback eller tips på ämnen vi borde prata om - hör av dig till oss på DenDigitalaElefanten@linkoping.se.

För löpande aktiviteter och information om projektet, följ oss på Facebook och Instagram: @DenDigitalaElefanten eller Twitter: @DigitElefanten

------------------------

Musiken i detta avsnitt är delar tagna ur Evan Schaeffer's Around the Bend. CC Attribution License tagen från http://freemusicarchive.org/music/Evan_Schaeffer/Glow_1216/Evan_Schaeffer_-_09_-_Around_the_Bend_1887

Det här är avsnittet är för dig som jobbar med digital utveckling i kommunal verksamhet och vill veta mer om automatisering av administrativt arbete. Vi pratar den här gången med Ida Lindgren och Daniel Toll från Linköpings universitet som driver ett forskningsprojekt som studerar just automatiserad ärendehantering i svenska kommuner.

Vi diskuterar när och varför automatisering fungerar bra eller mindre bra, vilka det är som verkligen behöver förstå vad som behövs eller hur det ska göras…och om det kanske finns behov av nya roller/strukturer i verksamheten.

Mer information om projektet och forskningsprogrammet:

Artikel om projektet - “Elva miljoner till forskning om digitalisering”:: https://liu.se/nyhet/elva-miljoner-till-forskning-om-digitalisering

Artikel om projektet - “Robotkollegor i kommunens tjänst“: https://www.suntarbetsliv.se/forskning/organisatorisk-och-social-arbetsmiljo/robotkollegor-i-kommunens-tjanst/

Beskrivning av forskningsprogrammet som projektet ingår i: https://www.afaforsakring.se/nyhetsrum/pressmeddelanden/2019/12/nytt-forskningsprogram-om-digitaliseringens-effekter-pa-arbetsmiljon-inom-kommun--och-regionsektorn/

Mer information om Ida och Daniel:

Ida Lindgren: https://liu.se/medarbetare/idali06

Daniel Toll: https://liu.se/medarbetare/danto93

Institutionen för Ekonomisk och Industriell Utveckling (IEI): https://liu.se/organisation/liu/iei

Avdelningen för Informationssystem och Digitalisering (INDIG): https://liu.se/organisation/liu/iei/indig

------------------------

Den digitala elefanten är ett initiativ från Linköpings kommun för att dela med oss av tips och erfarenheter av att driva digitaliseringsprojekt. Vi vill inspirera dig som arbetar med digitalisering inom offentlig sektor och hoppas att den här podden hjälper dig att lättare komma igång med din digitaliseringsresa.

Namnet "Den digitala elefanten" syftar till att projekt har en förmåga att växa och växa tills du måste stanna upp, tänka till och strukturera upp arbetet i hanterbara bitar (för det är ju så man äter en elefant).

Vi som pratar heter Felizia Schnell och Tess Neale och jobbar med digitaliseringsprojekt inom Linköpings kommun. Om du har några frågor, funderingar, feedback eller tips på ämnen vi borde prata om - hör av dig till oss på DenDigitalaElefanten@linkoping.se.

Mer information om Digitala Linköping hittar du på https://www.linkoping.se/kommun-och-politik/Digitalisering/linkopings-digitala-elefant/ För löpande aktiviteter och information om podden, följ oss på Instagram: @DenDigitalaElefanten



Musiken i detta avsnitt är delar tagna ur Evan Schaeffer's Around the Bend. CC Attribution License tagen från http://freemusicarchive.org/music/Evan_Schaeffer/Glow_1216/Evan_Schaeffer_-_09_-_Around_the_Bend_1887

Jobbar du med, eller är nyfiken på, förändringsledning? I det här avsnittet pratar vi om ett stort projekt som genomförts i Linköpings kommun, där man jobbat aktivt med förändringsledning från början. Med oss idag har vi Catrin och David som varit djupt involverade i projektet.  Vi pratar om skillnaden mellan projektledning och förändringsledning, varför de arbetade med förändringsledning i det här projektet och hur de gjorde i praktiken. Som vanligt frågar vi våra gäster om framgångsfaktorer och vilka medskick de vill göra till dig som lyssnar.

Musiken i detta avsnitt är delar tagna ur Evan Schaeffer's Around the Bend. CC Attribution License tagen från http://freemusicarchive.org/music/Evan_Schaeffer/Glow_1216/Evan_Schaeffer_-_09_-_Around_the_Bend_1887

"Hur kan vi utrusta våra medarbetare med nya superkrafter så att de kan göra nya stordåd?" Den frågan ställer sig digitaliseringsdirektören Jakob Algulin i dagens avsnitt. 

Vi pratar om digital transformation och hur vi strategiskt jobbar med det i Linköpings kommun.   Dagens avsnitt är för dig jobbar i offentlig verksamhet och tänker att verksamhetsutveckling med stöd av digitalisering är viktigt - men inte riktigt vet vilka hjälpmedel som finns på strategisk nivå.   Program för Linköpings kommuns digitala transformation: https://www.linkoping.se/kommun-och-politik/fakta-om-linkoping/regler-och-styrande-dokument/styrande-dokument/program/program-for-digital-transformation/



Musiken i detta avsnitt är delar tagna ur Evan Schaeffer's Around the Bend. CC Attribution License tagen från http://freemusicarchive.org/music/Evan_Schaeffer/Glow_1216/Evan_Schaeffer_-_09_-_Around_the_Bend_1887

“Det är fullt av automatiseringsidéer ute i verksamheterna. Det gäller bara att fånga in och beskriva dem på ett bra sätt”.

Dagens avsnitt är för dig som tycker det är viktigt med, eller funderar på, det här med automatisering som en del i digitalisering, effektivisering och verksamhetsutveckling. Du kanske funderar på vad automatisering egentligen är och hur man kommer igång? Eller så har ni kommit en bit i er automatiseringsresa men vill ha några tips för hur ni kan fånga upp fler idéer och behov.

Till vår hjälp har vi Tomas Larsson från digitaliseringsstaben i Linköpings kommun som pratar om automatiseringsglasögon och vikten av att släppa det där med tekniken och istället fokusera på behoven i verksamheten. För att hjälpa dig att komma igång i tänket tipsar vi bland annat om triggerfrågor och kontrollfrågor. Det här är de frågor vi nämner i podd-avsnittet: 

Triggerfrågor


Matar du in onödig information i era system?
Ser information olika ut beroende på vart du tittar?
Stannar saker upp när någon är sjuk eller bortrest?
Rättar du administrativa fel?
Flyttar du information från ett ställe till ett annat?
Är det något administrativt arbetsmoment som gör dig frustrerad?
Utför du monotona arbetsuppgifter?
Finns det kontroller du skulle vilja göra men är för tidskrävande manuellt?
Skulle det vara ett mervärde att arbetet utförs under hela dygnet?
Vad använder du Excel till? (Vad skulle hända om Excel försvann?)

Kontrollfrågor


Är logiska regler för eventuella vägval i processen få och enkla? (“Om det är si gör så”)
Är undantagen få?
Är processen manuell?
Är processen repetitiv?
Är inputen lika varje gång?
Är inputen digital?
Är processen stabil och inga ändringar planerade?
Är processen realiserad/effektiv?
Informationen behöver inte kompletteras manuellt under processen?
Utförs processen många gånger på ett år?
Är det många medarbetare som utför samma process?
Innebär processen att hämta information från ett system/program och mata in i ett annat?
Processen är fri från godkännande där autentisering krävs?
Förslaget innebär inte att arbetsbelastningen ökar någon annanstans i flödet?

Länkar:

Innovationsguiden: https://innovationsguiden.se/

E-utbildning om automatisering: https://eutbildning.linkoping.se/filmer/automatisering/#/

Program för digital transformation: https://www.linkoping.se/kommun-och-politik/fakta-om-linkoping/regler-och-styrande-dokument/styrande-dokument/program/program-for-digital-transformation/

Linweb om automation (intern länk för anställda i Linköpings kommun): http://linweb.linkoping.se/var-kommun/digitalisering/automatisering

Automatisering i välfärden: https://rapporter.skr.se/automatisering-i-valfarden.html

Musiken i detta avsnitt är delar tagna ur Evan Schaeffer's Around the Bend. CC Attribution License tagen från http://freemusicarchive.org/music/Evan_Schaeffer/Glow_1216/Evan_Schaeffer_-_09_-_Around_the_Bend_1887