Documenter la mémoire de ton organisation sans te casser la tête – Partie 2 [Épisode 89]

Se faciliter la vie en organisation

C’est ici la suite de notre épisode et article précédent.

Que tu utilises Drive ou Sharepoint, que vous soyez deux ou douze dans ton équipe, la gestion documentaire devient rapidement un casse-tête!!!

On a développé notre méthode (très intuitive et bien à nous – comme toujours😉) pour classer nos dossiers. Cette méthode a été éprouvée et peaufinée au fil des ans et il nous fait plaisir de la partager suite à plusieurs demandes. Parmi les sujets que nos auditrices et auditeurs (et lectrices et lecteurs) nous ont demandé de couvrir en 2024, celui de la gestion de la mémoire d’une organisation est arrivé en tête de liste. Alors nous (re)voici!

Voici encore la liste des dossiers qu’on a créé dans la majorité des organisations qu’on a gérées.

• Administration

• CA et gouvernance

• Communications

• Développement

• Équipements et bâtiments

• Financement

• Gestion financière 

(cette première section est couverte dans notre épisode 88)

• Innovation

• Opérations

• Relations externes

• Ressources humaines

• Service-client

• Ventes

Innovation

Alors que Développement concerne du long terme, on retrouvera dans le dossier Innovation les projets ponctuels, les projets qu’on prévoit réaliser d’ici la prochaine année et les copies des tableaux blancs, par exemple.

Il faut voir ce dossier comme une salle de jeux et de créativité.

Contrairement à plusieurs autres dossiers qui nécessitent de l’ordre, c’est un des endroits où on aime que tout soit pêle-mêle. Un affichage en Très grandes icônes (surtout si on a beaucoup de photos ou captures d’écran) permet de voir la galerie de toutes les idées.  

Ce dossier est un super endroit pour documenter l’origine de certains projets (devenus des opérations) avec les notes quant à l’idéation initiale, quant au “pourquoi” on l’a mis en place. On peut également y consigner les indicateurs et les suivis pour témoigner du succès ou non de l’initiative.

La clé : la constance

Dans nos tâches de Quadrant II : on suggère de prévoir à l’échéancier 2 fois par an de passer voir dans Innovation pour faire des suivis et pour s’inspirer.

Toutes les méthodes sont bonnes pour enregistrer les inspirations (courriels, captures d’écran) : on peut les enregistrer directement dans le dossier (en les nommant clairement), avoir un document avec des liens vers nos propres padlets, ou vers nos tableaux Pinterest. On peut prendre des photos de nos inspirations ou les inscrire sur des serviettes de table (que l’on photographie également!).

L’idée, c’est de passer là pour s’inspirer, se motiver. Les bonnes idées qui sont semées dans ce dossier peuvent vivre dans l’année ou plus tard (si on voit qu’il s’agit de développement à long terme, on peut transférer dans Développement).

Le vide

Si ce dossier est vide, eh ben ça témoigne d’une absence d’innovation, d’inspiration, de créativité dans l’organisation ou encore de rigueur dans le dépôt des idées à cet endroit. C’est là que des rencontres d’équipe de type Lac-à-l’Épaule (2 fois par an minimum) et même des t