高效人生商學院｜EP.0503｜經典好書｜比溝通更重要的45個開會技巧：解決3大開會問題：恍神、離題、沒結論，議題再多，都能立刻有決策（趙胤丞分享）

改變1萬場無效會議專家，教你——
這樣開會，20分鐘內即可做出決策。

．花了3小時，結論是「確定下次開會時間」？
沒時間準備、開會時沒想法、議程超時沒結論、佔用更多工作時間……
你，是否已陷入「無效會議」的惡性循環？

．協商、溝通很重要，但只會「說」、沒人聽，在會議上狂講3小時，還是沒結論！
如何挑選開會成員、怎麼做一份30秒看完的簡報、不離題不恍神的訣竅……
讓每場會議，花最短時間、做出最好決策！

◎45個開會技巧，避開超時、沒結論的無效會議！

作者別所榮吾是辯論高手，同時也是談判和簡報專家，在他10多年的專題講座經驗裡，蒐集了超過1萬人的問卷調查，經篩選後，挑出了45種最糟糕的會議問題點。開會時，這些比「說服、協商、溝通」還重要的技巧，你一定要學會！

【問題點1】光是把資料看完，會議就結束了？
．技巧1：準備一份30秒看完的簡報。
報告或提案的發言者，要準備一份讓大家30秒就能看完的簡報摘要，在會議上發言時，最多只能花5分鐘的時間講解、補充。

【問題點2】老是有人會離題閒聊，討論就失序了
．技巧2：所有人「冷處理」，不要附和離題的閒聊或玩笑
當有人開始離題，就算只是一句玩笑話，其他人的隨口附和，也可能變成閒聊，中斷會議。這時候，不只是主持人，其他與會成員要有「讓會議進行」的默契，出聲提醒：「嘿！離題囉！」

【問題點3】會議主題失焦，都在討論不重要的小事
．技巧3：簡報時，一律從「結論」說起
發言者在會議上報告前，要先確認一件事：這些資料，有必要現在說嗎？還是會後寄MAIL給大就好？如果需要現場說明，一定要先從「結論」說起，同時提出需要大家提供建議的地方。

【問題點4】常有人不清楚「現在討論到哪了？」
．技巧4：邊討論，邊把重點寫在白板上
白板是開會時的好工具，寫下會議內容時，大家可以同時確認剛剛討論的話題。另外，當討論時間過長時，要讓成員們適時中場休息，休息前可以整理剛剛的討論（白板上）。

【問題點5】部門間互相推拖卸責
．技巧5：讓大家討論做法，而非藉口
已經決議的方針，主管們要告訴部屬：將有多少利益、不採取行動的風險……等，當有人表示「辦不到」、「很困難」時，要立刻反問對方：「辦不到的理由」、「如何解決」和「替代方案」。

【問題點6】提出了實際問題，公司為什麼不處理？
．技巧6：把你的問題「放大」成客戶的問題
想讓公司正視你的問題，就要把問題拉高到「影響公司利益」的層次，在提出問題的同時，也付上你建議的「解決辦法」，會讓你的問題更容易被看見。

◎學會3步驟規則與技巧，開會不再超時、沒結果

．會議前：想準時結束會議，就要挑對「有用」的成員
→很多人以為開會前只要知道時間、地點，大家集合到場就好，錯了！如果與會的成員和會議主題沒有太多關聯，或者事前沒有把要討論的資料寄給大家，這場會議一半以上的時間，都會消耗在「取得共識」上。

．會議中：靈活運用8種發言，討論熱烈、創意無限
→開會時，討論熱烈只是基本要件！8種不同的發言：「看法、同意、確認、提問、應答、反對、提供資料及結論」，在對的時機「說對話」，可以立刻讓與會成員「聽懂內容」，並且深入討論，發現盲點。

．會議後：會議紀錄上，明確寫出「如何執行」
→花時間集合大家討論、提議，最後決定了某個對策，如果不能確實的在會後執行，就算會議內容再順利、再有效率，也是一場白開的會議！

◎開會時產生共識的5步驟，省時間、好決策、高成效

．步驟1：做之前，先搞懂「為什麼要做？」避免最後只是決議「走一步算一步」的決策。

．步驟2：分析做不到的原因，並提出解決的方法，不讓「找藉口」阻礙「好點子」。

．步驟3：沒有十全十美的對策，比較每個方法的優缺點，找到最符合現況的。

．步驟4：做出決策後，要確實分派任務給每個人，決議後並執行，才是一場有效的會議。

．步驟5：在執行過程中，隨時確認進度，依照現行狀況調整，並準備數個「備案計畫」。

【本書特色】

．從公司結構和人員分析會議架構，讓你更了解自己的公司適合哪種開會方式。

．作者運用邏輯思考、辯論和簡報方法，同時提升在會議中的「討論、協商、說服」技巧。

．書中提供多件開會實例、標準表格，幫你依序打造一次省時、好決策的優質會議！

．萬人問卷中，公認45個最糟糕的會議問題，QA方式解說一目瞭然！
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目錄
【前言】開一次會，得花三天加班補進度

【第一章】 公司年齡和成員心態，影響開會成效
　　◎照本宣科的會議，難有好決策
　　◎有七成把握，就該果斷下決定
　　　五成把握太少，九成把握又慢半拍
　　　讓基層人員自己做決定，應變力高
　　　不想失敗，就要提高「成功機率」
　　◎開會的方式，要配合公司發展
　　　初期：頻繁開會，確立組織的架構
　　　中期：工作模式已確定，主管介入愈少愈好
　　　晚期：開會變成「報告大會」，失去活力
　　◎工作態度，依職務年齡分3階段
　　　適應階段，多用耳少開口
　　　創新發想階段，主動為工作加上變化
　　　安定保守階段，穩定但非一成不變
　　◎出現這3種情況，就是無效會議
　　　限定自己的角色與範圍，推託責任
　　　思考僵化 ，拒改變、創新
　　　抗拒團隊合作，配合度低

【提示1】不良會議的惡性循環，將浪費許多經費！

【第二章】 「會議」無法逃避，不能不開！
　　◎「會議」，是維持團隊運作的必備條件
　　◎開會時，最好同時解決這4大目的
　　◎【目的1】共享資料與討論執行方法：避免淪為「報告大會」
　　　有效率的人，能從單純的數據中找到問題
　　　太過暢所欲言的會議，不會有成效
　　　別讓主管等到「開會」時才知道你的問題
　　　計算「今天做了幾件工作」，你就永遠領乾薪
　　◎【目的2】發現並解決問題：「思考方式」左右解決時間
　　　突然出現的緊急問題，沒時間等「最好」的解決方式
　　　不是所有問題，都要「馬上解決」
　　　假裝自己不在這上班，你就能找到問題點
　　　現在大賺的公司，更該想好10年後怎麼賺
　　　開會時，6個步驟解決3種問題
　　◎【目的3】協調意見會議：目標不是「講贏其他人」
　　　高明的做事方法，是讓「討厭的人」主動幫自己
　　　固守單一領域的人，遲早被淘汰
　　　外交官才知道的高檔交涉法
　　　交涉與協調，不包含「無法決定」的事
　　　協商時，不是「講贏」對方就好
　　　溝通協調，小輸就是贏
　　　創造型解決法：從「出發點」解決對立
　　　分配型解決法：聚焦在「完成」後
　　　迴避型解決法：找更好的方法
　　　不是選