Mochadocs Podcast Mochadocs

Software gebruiken om met kunstmatige intelligentie je contracten te managen, maar is dat wel een goed idee?

Kunstmatige intelligentie, ook wel AI genoemd, is tegenwoordig al haast niet meer weg te denken en wordt dan ook steeds meer toegepast. Maar is het op dit moment de oplossing voor alle contractmanagent-problemen? In deze podcast gaan Rob Postma en Bram van Montfoort hier een stukje dieper op in.

Contractwaarde, het lijkt zo'n logisch begrip voor je contract management. Maar is het dat ook? 

🤔  Iedereen lijkt de term op zijn eigen manier te interpreteren.  

🧐 Welke waarde zouden de verschillende auteurs, specialisten, ondernemingen en organisaties nou precies bedoelen? En hoe belangrijk is die uitleg?   

💰 De domeinnaam Google.com 'kost' het bedrijf misschien 9 dollar, maar op de markt is ie natuurlijk veel meer waard.   🎙 In deze podcast meer over de zin & onzin van het bepalen van een contractwaarde.

👨‍⚖️👩‍⚖️ Waar raakt contractmanagement aan het werk van een jurist? Een contract staat bomvol met juridische bepalingen. Uit één artikel kun je al heel veel acties halen. Maar moet je dat ook doen? Dat is uiteindelijk een beslissing die de contractmanager maakt. Een jurist kan echter wel helpen om de verplichtingen inzichtelijk te maken.  

🧐📜 Belangrijk om doelstellingen uit een ingewikkelde tekst te filteren Wanneer je een contractmanagement oplossing gaat gebruiken blijkt hoeveel doelstellingen je wel niet uit één paragraaf tekst kunt halen. Vooral bij zorgvuldig uitonderhandelde afspraken is het belangrijk om deze helder te krijgen. Jurist Jasper geeft een voorbeeld:  Uit één artikel over het wijzigen van een bestemmingsplan haalde hij voor zijn opdrachtgever (een van de grootste bouwondernemingen van Nederland) maar liefst dertien doelstellingen. Met veel verschillende belanghebbenden: een projectontwikkelaar, gemeente ambtenaar, wethouder enzovoorts.  

🔮 Toekomst: Bij onderhandelingen al rekening houden met contractmanagement Sommige ouderwetse juristen vinden het fijn om zo ingewikkeld mogelijke teksten op te stellen. Volgens Jasper Oude Vrielink zijn ingewikkeld geformuleerde bepalingen moeilijk te managen. Bovendien kosten ze bij conflict veel uitzoekwerk.  Hij pleit daarom voor contractteksten die zowel juridisch sterk in elkaar zitten, als makkelijk om te zetten naar concrete acties. In de toekomst denkt hij dat je tijdens de contractonderhandelingen al rekening houdt met de implementatie in een contractmanagement systeem.

Contracthiërarchie. Wat betekent dat precies? En waarom is het zo ongelooflijk belangrijk?  

🗳 Contractmanagement democratie bestaat niet Elk contract heeft één eindverantwoordelijke, legt MochaDocs oprichter Rob Postma uit in deze podcast. Wie dat precies is, spreek je af met je eigen organisatie. Maar maak niet de denkfout om automatisch uit te gaan van de hoogst geplaatste manager.  

💪 Maar topdown alleenheerschappij werkt contraproductief Want die hoogste geplaatste persoon is niet per se degene met het meeste belang bij het succesvol uitvoeren van een contract - en zeker niet degene met de meeste tijd om toe te zien op het nakomen van afspraken. Ga daarom uit van de structuur van het contract en niet de structuur van je organisatie.  

👨‍💻👩‍🏭👩‍🔧👨‍🔬 Betrek alle stakeholders bij het succesvol uitvoeren van je contract Ook omdat belanghebbenden in het contract zich vaak zelfs buiten je organisatie bevinden. Een goed voorbeeld hiervan is het verhaal van een Nederlandse gemeente die het rendement uit haar openbare werken contracten optimaliseerde door nauwer samen te gaan werken met leveranciers.  

🤔 Voorkom schijnzekerheid - denk na over contracthiërarchie Soms kost het even denkwerk om uit te vogelen wie je verantwoordelijk maakt op contract- onderwerp- en taakniveau. Hoe doe je dat bijvoorbeeld bij een IT-contract voor de HR-afdeling waar ook inkoop, finance en de CEO mee te maken hebben?  Met wat meer ervaring in contractmanagement krijg je hier handigheid in en richt je eenvoudig per contract(soort) een contracthiërarchie in. Zorg voor een softwarepakket dat je faciliteert in het toewijzen van verantwoordelijkheden gebaseerd op de contracthiërarchie.

📢 Wat als iemand zijn taak in het contract niet opvolgt? Wie moet je dan waarschuwen?  Als je contracten managet met een duidelijke contracthiërarchie is er een eindverantwoordelijke voor het contract. Anderen kunnen verantwoordelijk zijn voor onderwerpen of taken binnen dat contract. Wat nu als iemand zo'n taak niet uitvoert? Dan krijgt de onderwerpeigenaar en vervolgens de contracteigenaar na X tijd een berichtje. Dat noem je ook wel het escalatieproces. Heb je zo'n escalatieproces wel nodig? Daarover verschillen de meningen.  

🤔 Heb je een escalatieproces nodig in contractmanagement? Je hebt wel een escalatieproces nodig: 'Soms is het heel druk en kan het voorkomen dat iemand een taak vergeet, dan is het handig dat je toch een escalatieproces instelt'.  Je hebt geen escalatieproces nodig: 'Ik kan wel zes wekkers naast mijn bed gaan zetten, maar dan ga ik niet op tijd opstaan - mensen moeten hun gewoon hun taken uitvoeren als ze een melding krijgen' - uit de contract management case study met Teleperformance directeur Jeroen Hollestelle.  

📋 Heb je echt voor elke taak een escalatieproces nodig? De ene taak lijkt belangrijker dan de andere: Controleer of je een pand met miljoenen huur wilt verlengen vs. willen we dit Spotify abonnement aanhouden  Toch adviseert MochaDocs oprichter Rob Postma om het escalatieproces standaard aan te houden voor alle taken. Het risico is namelijk groter dat je voor een bedrijfskritisch contractonderdeel een escalatie vergeet in te regelen, dan dat je een keer een melding teveel krijgt.  Bovendien kun je het ook omdraaien: als het niet zo heel belangrijk is of een taak op moment X wordt uitgevoerd - moet je de taak dan wel instellen met deze deadline? Daarbij komt nog dat je niet altijd van tevoren weet hoe belangrijk een contract(onderdeel) in de toekomst gaat worden voor je organisatie.  

⏰ Wanneer een melding in je escalatieproces? Tot slot de vraag: wanneer moet je een melding krijgen als iemand zijn taak in het contract nog niet heeft uitgevoerd? In de regel werkt dit het best:  Na 65% van de verstreken tijd voor de deadline krijgt de onderwerpeigenaar een seintje  Na 85% van de verstreken tijd voor de deadline krijgt de contracteigenaar een seintje

Hoe kun je slim besparen op je facilitaire contracten zonder dat je er qua voorwaarden op achteruit gaat?  In deze podcast schuift Cees Bruil (Contractmakelaar) aan. Hij bespreekt de 5 belangrijkste categorieën van non-product-related contracten die hij 'optimaliseert':  

⚡ 1. Besparen op energiecontracten Energie is energie. Het gaat dus vooral om tijdig (pro forma) opzeggen zodat je een sterke onderhandelingspositie hebt.  

🔥 2. Besparen op verzekeringen Hier wordt het al ingewikkelder. Heeft het (goedkoopste) brandverzekeringscontract bijvoorbeeld een harde clausule voor het keuren van brandblussers? Dan loop je onnodig groot risico. The devil is in the details.  

🖨 3. Besparen op printkosten Ook hier weer moet je diep de voorwaarden in duiken. Zo noemt Bruil de verschillende definities van een 'kleurenprint'. Sommige leveranciers noemen dat al zo bij één grijstint, zo kan je eindafrekening voor printkosten flink in de papieren lopen.  

💶 4. Besparen op subsidieadviesbureaus Ga je met een partner in zee om een subsidie aan te vragen? Bekijk dan hoe deze betaald wil worden. Is het een percentage van het aanvraagbedrag, het toegekende bedrag of het daadwerkelijk uitgekeerde bedrag?  

☎ 5. Besparen op belkosten Breng al je telecomcontracten samen bij één partij. Dat hoeft geen traditionele leverancier te zijn, bellen is immers steeds meer een IT-kwestie geworden.