En Bonne Forme - L'administratif des formateurs

Virginie Trinchero
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  • Entrepreneurship
  • Updated Semimonthly

En Bonne Forme — le podcast des formateurs et organismes de formation qui veulent arrêter de subir leur administratif. Deux nouveaux épisodes par mois, un lundi sur deux. NDA, Qualiopi, conformité, organisation : ici, on parle vrai, concret et terrain. Je suis Virginie Trinchero (AdminExcellence) et je t’aide à structurer ton activité sans t’arracher les cheveux. Pas de blabla. Juste ce qu’il faut pour être en bonne forme côté admin. 👉 Tous les liens pour me retrouver : https://linktr.ee/virginietrinchero

Episodes

  1. Sep 28

    Mini-audit admin : Êtes-vous un formateur en mode "pompier" ?

    Bienvenue dans ce nouvel épisode du podcast "En Bonne Forme", le mini-audit administratif en direct ! Vous est-il déjà arrivé de chercher une convention de formation plus longtemps que la formation elle-même n'a duré ? L'administratif en mode "pompier" vous épuise et vous avez l'impression d'éteindre des incendies quotidiens au lieu de créer du contenu ? Dans ce 11e épisode, Virginie Trinchero, fondatrice d'AdminExcellence, vous propose un auto-test ludique en 6 questions à répondre dans votre tête — au volant, en cuisinant ou en marchant — pour évaluer la santé administrative de votre activité. Au programme : Les 6 questions clés du mini-audit Symptôme vs problème Le vrai coût de la désorganisation La solution L'objectif : Poser un diagnostic lucide sur votre organisation et découvrir comment libérer votre charge mentale pour retrouver le plaisir de former avec la banane ! À propos de Virginie Trinchero : Véritable bras droit administratif des formateurs, Virginie transforme la corvée administrative en un levier de structure et de sérénité pour votre activité. Pour aller plus loin dans la structuration de votre activité de formation, abonnez-vous et rejoignez-moi pour être "En Bonne Forme" côté admin ! Virginie Trinchero, fondatrice d'Admin Excellence, l'experte qui rend l'administratif fun, tous les liens ici

    Mini-audit admin : Êtes-vous un formateur en mode "pompier" ?

  2. Sep 14

    IA & Formation : menace ou copilote ?

    Bienvenue dans ce nouvel épisode du podcast "En Bonne Forme", le rendez-vous où l'administratif des formateurs devient enfin fun ! Aujourd'hui, Virginie Trinchero reçoit Bertrand Gress, spécialiste en IA et fondateur d'OTALYS, pour explorer la place de l'intelligence artificielle dans la conception de formations et la gestion administrative. Pourquoi écouter cet épisode ? Si l'arrivée de l'IA vous stresse, vous fait peur ou si vous vous demandez comment l'utiliser intelligemment sans perdre votre valeur pédagogique, le témoignage et les conseils pratiques de Bertrand vous donneront des clés concrètes pour transformer cette technologie en votre meilleur copilote. Au programme de cet échange : Démystifier la peur de l'IA : Pourquoi cet outil qui mime le comportement humain suscite l'angoisse et comment l'intelligence relationnelle et situationnelle du formateur reste indispensable et irremplaçable en salle de cours.L'illusion du prompt de 10 lignes : Pourquoi les IA généralistes ne peuvent pas combler un manque de structuration pédagogique et l'importance d'utiliser des objectifs d'action clairs.L'IA comme un véritable collègue : Comment orchestrer plusieurs IA spécialisées pour concevoir un véritable copilote fiable, bienveillant et disponible à toute heure.Le pilotage administratif de demain : Pourquoi les fonctions administratives ne vont pas disparaître, et comment l'IA permet de déléguer la saisie répétitive pour se concentrer sur le pilotage, le contrôle de conformité Qualiopi et le conseil. Le petit plus : Ne manquez pas la note de conclusion pleine d'optimisme de Bertrand pour nous rappeler que l'IA reste une création humaine... alors, n'ayons surtout pas peur ! Ressources et contacts : Bertrand vous invite à tester gratuitement l'outil d'accompagnement OTALYS : Site internet d'OTALYS : ⁠https://otalys.com⁠Application OTALYS : ⁠https://app.otalys.com⁠OTALYS Flow : ⁠https://otalys.com/otalys-flow⁠ À propos de Virginie Trinchero : Bras droit administratif des formateurs et organismes de formation, Virginie transforme la "corvée" administrative en un levier de structure et de sérénité pour votre activité. Pour aller plus loin dans la structuration de votre activité de formation, abonnez-vous et rejoignez-moi pour être "En Bonne Forme" côté admin ! Tous les liens ici

    IA & Formation : menace ou copilote ?

  3. Aug 31

    Coach ou Formatrice : L'art du "switch" et de l'impro avec Cristina Jordan Valdes

    Bienvenue dans ce nouvel épisode du podcast "En bonne forme", le rendez-vous où l'administratif des formateurs devient enfin fun !  Aujourd'hui, Virginie Trinchero reçoit Cristina Jordan Valdes, fondatrice de Calata Coaching, pour explorer la frontière subtile entre deux métiers complémentaires : coach et formateur. Pourquoi écouter cet épisode ? Si vous avez du mal à définir votre posture face à un client ou si vous cherchez à dynamiser vos interventions, le témoignage de Cristina vous offrira des clés concrètes et inspirantes. Au programme de cet échange : La posture de "Coach-Formateur" : Comment jongler entre le questionnement (coaching) et l'apport de compétences (formation) en restant éthiquement correct.Le Développement Relationnel : Pourquoi lever les "non-dits" est essentiel pour faire évoluer une équipe et comment transformer la confrontation en outil constructif.L'Impro-Coaching : Découvrez comment Cristina utilise le théâtre d'improvisation et le théâtre-forum pour ancrer les savoirs de manière ludique en mobilisant les 5 dimensions de l'humain.Le parcours du combattant administratif : De l'obtention du NDA en solo à la peur du "monstre" Qualiopi, Cristina partage ses conseils pour ne pas se perdre dans la bureaucratie et l'importance de se faire accompagner pour gagner un temps précieux.Le Codéveloppement : Un focus sur cet outil de facilitation puissant qui mise sur l'intelligence collective.Le petit plus : Ne manquez pas la mise en situation pleine d'humour où Cristina tente d'expliquer son métier à sa grand-mère italienne convaincue que c'est de la sorcellerie ! Ressources et contacts : Cristina lance prochainement des sessions de codéveloppement pour managers et entrepreneurs (secteurs Aubagne, La Ciotat et Istres). Contacts pros Cristina Jordan Valdes - Calatea Coaching : Linkedin Site internet À propos de Virginie Trinchero : Assistante administrative spécialisée pour les formateurs, Virginie transforme la "corvée" administrative en un levier de structure et de sérénité pour votre activité. Pour aller plus loin dans la structuration de votre activité de formation, abonnez-vous et rejoignez-moi pour être "En Bonne Forme" côté admin ! Virginie Trinchero, fondatrice d'Admin Excellence, l'experte qui rend l'administratif fun, ⁠⁠⁠tous les liens ici⁠⁠⁠

    Coach ou Formatrice : L'art du "switch" et de l'impro avec Cristina Jordan Valdes

  4. Aug 17

    Qualiopi Indicateur 10 : Comment prouver l’adaptation de vos formations ?

    Bienvenue dans ce nouvel épisode du podcast "En Bonne Forme", la capsule estivale spéciale Qualiopi ! Vous adaptez naturellement vos formations à vos stagiaires ? C'est excellent, mais pour Qualiopi, cela ne suffit pas. L’indicateur 10 est un faux calme : il semble évident, mais il est l’un des rares où l’échec entraîne directement une non-conformité majeure. Dans cet épisode, Virginie Trinchero, fondatrice d'AdminExcellence, vous explique comment passer de l'adaptation "instinctive" à la preuve concrète. Au programme : Pourquoi l’auditeur se moque de votre instinct pédagogique.La différence cruciale entre personnalisation et improvisation.Des exemples simples d'ajustements à documenter Comment construire une traçabilité logique sans vous rajouter de paperasse inutile. L'objectif : Que vous puissiez ouvrir n'importe quel dossier dans 6 mois et prouver sereinement votre professionnalisme. À propos de Virginie Trinchero : Assistante administrative spécialisée pour les formateurs, Virginie transforme la "corvée" administrative en un levier de structure et de sérénité pour votre activité. Pour aller plus loin dans la structuration de votre activité de formation, abonnez-vous et rejoignez-moi pour être "En Bonne Forme" côté admin ! Virginie Trinchero, fondatrice d'Admin Excellence, l'experte qui rend l'administratif fun, ⁠⁠tous les liens ici⁠⁠

    Qualiopi Indicateur 10 : Comment prouver l’adaptation de vos formations ?

  5. Aug 3

    Qualiopi : La règle des 2 minutes pour réussir votre audit sans stress

    Vous avez reçu votre date d’audit Qualiopi et la panique commence à monter ? Respirez, cet épisode est fait pour vous ! Dans cette capsule estivale du podcast "En bonne forme", Virginie Trinchero, fondatrice d'AdminExcellence, vous livre ses meilleures stratégies pour aborder votre audit de surveillance ou de renouvellement avec sérénité. Le secret ? Passer du mode "je fais bien les choses" au mode "je peux le prouver en moins de 2 minutes". Au programme de cet épisode : Le test du chronomètre : Pourquoi vous devez être capable de sourcer vos chiffres immédiatement.Tableaux de suivi : Pourquoi l'auditeur préfère un document "vivant" (et même imparfait) à un historique reconstitué à la dernière minute.Focus sous-traitance et handicap : Les erreurs classiques à éviter pour ne pas bloquer votre certification.Méthode d'autodiagnostic : Comment identifier et corriger vos points fragiles dès cette semaine.Exclu : Ce qui va changer avec le futur référentiel RNQ Qualiopi. Ne laissez pas l'administratif gâcher votre été. Apprenez à piloter votre qualité avec authenticité et transparence pour transformer votre audit en simple formalité. Virginie Trinchero, fondatrice d'AdminExcellence, l'experte qui rend l'administratif de la formation fun, ⁠tous les liens ici⁠ N'oubliez pas de vous abonner pour ne manquer aucun conseil "En Bonne Forme" !

  6. Jul 20

    Maîtriser l'indicateur 1 Qualiopi : 3 erreurs pour éviter une non-conformité majeure

    Bienvenue dans En Bonne Forme, le podcast qui rend l'administratif des formateurs concret, structuré et même un peu "fun". Dans cet épisode, Virginie Trinchero, fondatrice d'AdminExcellence, s'attaque au « monstre » Qualiopi en décortiquant l'Indicateur 1. Souvent considéré à tort comme une simple formalité, l'Indicateur 1 est pourtant responsable de 19 % des non-conformités constatées lors des audits. Virginie vous aide à éviter les trois erreurs classiques qui mènent à la non-conformité majeure : Confondre marketing et information Envoyer l'information trop tard Oublier de garder des preuves Apprenez à adopter la « posture de l'auditeur » pour transformer vos contraintes administratives en levier stratégique. Pour aller plus loin dans la structuration de votre activité de formation, abonnez-vous et rejoignez-nous pour être "En bonne forme" côté admin ! Virginie Trinchero, fondatrice d'Admin Excellence, l'experte qui rend l'administratif fun, ⁠tous les liens ici⁠

  7. Jul 6

    Le Sésame du Formateur : Obtenir son NDA. Interview de Barbara Giannotti - Balt Design

    Vous rêvez d'obtenir votre Numéro de Déclaration d'Activité (NDA) mais vous craignez la complexité administrative ? Dans cet épisode d'En bonne forme, Virginie Trinchero reçoit Barbara Giannotti, graphiste illustratrice et fondatrice de Balt Design, pour un retour d'expérience sans filtre sur l'obtention de ce précieux sésame. Découvrez le parcours inspirant de Barbara : de sa reconversion après 20 ans dans le tourisme à son rôle de référente pédagogique, elle nous raconte comment le réseautage et les opportunités de terrain l'ont poussée à officialiser son activité de formatrice. Au programme de cet épisode : Le déclic et la réalité du terrain : Pourquoi Barbara a-t-elle décidé de demander son NDA et comment elle a découvert que ce n'était pas aussi "simple" que prévu.Les pièges à éviter : Pourquoi vos ateliers bénévoles ne seront pas acceptés comme preuves et l'importance cruciale de fournir un contrat ou un bon de commande de moins de 3 mois.Le parcours administratif détaillé : Pièces justificatives, nomenclature des spécialités de formation (code NSF), et gestion des délais (jusqu'à 2 mois d'attente en Île-de-France).Retour d'expérience : Comment gérer le stress de l'attente et pourquoi l'accompagnement administratif est un investissement rentable pour gagner du temps et de la sérénité.Le NDA est bien plus qu'une formalité : c'est un levier de crédibilité qui ouvre les portes des financements et de nouveaux appels d'offres. Que vous fassiez vos premiers pas ou que vous soyez en pleine démarche, ce témoignage vous donnera les clés pour réussir votre dossier. Pour aller plus loin dans la structuration de votre activité de formation, abonnez-vous et rejoignez-nous pour être "En bonne forme" côté admin ! Virginie Trinchero, fondatrice d'Admin Excellence, l'experte qui rend l'administratif fun, tous les liens ici Barbara Giannotti, pour découvrir son univers visuel et ses formations en communication : Linkedin Instagram Site internet

  8. Jun 22

    Sous-traitance : gardez les commandes de votre Organisme de Formation

    Bienvenue dans ce nouvel épisode de En bonne forme, le podcast qui transforme l'administratif des formateurs en un processus fluide et serein. Développer votre OF avec des sous-traitants est un levier de croissance, mais cela ne doit pas se faire au détriment de votre sécurité. Virginie Trinchero vous partage les 4 clés indispensables pour piloter votre activité sans stress. Points clés de l'épisode : Sécurisez vos fondations : Contrat écrit obligatoire et vérification du NDA ("Pas de NDA, pas de formation").Gardez les commandes : Pourquoi vous restez le seul responsable (pilote) vis-à-vis des financeurs et de Qualiopi.Traçabilité rigoureuse : La règle des 48h pour la remontée des documents pédagogiques.Qualiopi et Handicap : Comment apporter les preuves concrètes de l'adaptation de vos formations.Passez d'un bureau encombré à une collaboration pilotée et cohérente À propos de votre hôte : Virginie Trinchero, fondatrice d'AdminExcellence, accompagne les formateurs dans leur structuration administrative, l'obtention de leur NDA et leur préparation et maintien de la certification Qualiopi. Liens et contacts : Site officiel : adminexcellence.frEmail : info@adminexcellence.frRetrouvez tous mes liens ici Bonne écoute et restez "en bonne forme" côté admin !

  9. Jun 8

    Bilan de compétences : 10h d'administratif pour 13h d'accompagnement ? (Interview Audrey Mourmans)

    Bienvenue dans ce 3e épisode d'En bonne forme, le podcast où l'administratif des formateurs devient enfin fun ! Pour cette première interview, Virginie Trinchero reçoit Audrey Mourmans, consultante en bilan de compétences, coach certifiée et formatrice. Après 20 ans de carrière en Ressources Humaines, Audrey a choisi l'indépendance pour replacer l'humain au cœur de son métier. Mais elle a vite découvert que la passion s'accompagne d'un « travail invisible » colossal. Dans cet épisode, nous levons le voile sur les coulisses d'un métier que l'on ne voit souvent que de loin. Au programme de cet échange sans filtre : La réalité des chiffres : Pourquoi un accompagnement de 13 heures génère-t-il jusqu’à 10 heures de gestion administrative (comptes-rendus, synthèses, conformité) ?Le parcours du combattant du NDA : Les documents indispensables (planning, contrats, URSSAF, casier judiciaire) et les pièges à éviter pour obtenir son Numéro de Déclaration d’Activité sans stress.L’IA au service de l’humain : Comment Audrey utilise Claude ou ChatGPT pour gagner en productivité sur la forme, tout en restant maîtresse du fond et consciente de l'impact environnemental.La force du réseau : Virginie et Audrey se sont rencontrées via le réseau Femmes de Territoire (FDT). Découvrez comment ce collectif a permis à Audrey de décrocher un partenariat avec une école privée et de rompre l'isolement de l'indépendante.Conseil d'expert : Ne restez pas en « apnée » administrative ! Apprenez à vous faire accompagner pour gagner en sérénité et vous concentrer sur votre cœur de métier : l'humain.  Bonne écoute ! ** Contacts pros Audrey Mourmans ** Audrey Mourmans Coach professionnelle consultante en Bilan de compétences Formatrice Site web : https://audreymourmans.abonport.fr/ Téléphone : 0603325060 Prise de rdv : https://app.reclaim.ai/m/audreyabonport/rdv Mail : audrey.abonport@gmail.com ** Contacts pros Virginie Trinchero ** ✉️ info@adminexcellence.fr 👉 LinkedIn : ⁠https://www.linkedin.com/in/virginie-trinc... 👉 Site web : ⁠https://www.adminexcellence.fr 👉 Linktree : ⁠https://linktr.ee/virginietrinchero

  10. May 25

    BPF - 5 pièges à éviter avant le 31 mai

    Épisode 2 — BPF : les astuces de dernière minute pour ne pas perdre son NDA Dans l'épisode 1, on a vu comment obtenir votre Numéro de Déclaration d'Activité. Aujourd'hui, on parle de comment le garder. Le BPF — Bilan Pédagogique et Financier — c'est le rendez-vous annuel que personne n'aime, mais que tout le monde doit honorer. Cette année, date limite : le 31 mai. Un BPF non transmis, c'est la suspension du NDA. Un BPF vide ou nul, c'est le rejet pur et simple. Et une incohérence trop flagrante, c'est un contrôle DREETS que personne ne souhaite. Dans cet épisode, je vous partage les 5 pièges les plus fréquents — et surtout les astuces concrètes pour les éviter, même en mode dernière minute. 📎 Téléchargez le fichier BPF 🔗 Me retrouver & travailler ensemble Dans cet épisode : Pourquoi le BPF, c'est vraiment sérieuxPiège 1 — Recopier le bilan comptable sans vérifierPiège 2 — Mélanger les financeursPiège 3 — Oublier les heures des sous-traitantsPiège 4 — Les incohérences qui font clignoter les algorithmesPiège 5 — Le syndrome du 31 mai à 23hCet épisode s'adresse aux formateurs indépendants et organismes de formation qui veulent gérer leur administratif sereinement — sans mauvaise surprise de la DREETS.

  11. May 11

    NDA formateur : comment l’obtenir sans galérer, éviter les refus et comprendre le BPF (mode d’emploi simple, concret et sans prise de tête)

    Le NDA, c’est le passage obligé pour tout formateur… mais aussi une belle source de stress quand on ne sait pas comment s’y prendre. Dans cet épisode, je t’explique simplement comment obtenir ton Numéro de Déclaration d’Activité, les erreurs qui mènent au refus, mes astuces terrain pour mettre toutes les chances de ton côté… et pourquoi le BPF n’est pas à prendre à la légère. Le tout sans jargon et avec une touche d’humour (parce que oui, c’est possible). 👉 LinkedIn : https://www.linkedin.com/in/virginie-trinchero 👉 Site web : https://www.adminexcellence.fr

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