第573回：Web担当者のための「燃え尽きを防ぐ」タスク管理のポイントとは

年末に向けてタスクに追われていませんか？

皆さんこんにちは、ラウンドナップ・Webコンサルティングの中山です。年末も近くなり、あれもこれもとタスクに追われ始めている方もいらっしゃるのではないでしょうか。ウェブマーケティングにおいても、日々の業務においても、「タスク管理」は共通のテーマであり、多くの方が悩む部分だと思います。

今回は、様々なタスク管理のテクニックの前に、まず取り組むべき最も根本的な部分についてお伝えします。私自身、多くのプロジェクトを並行して進める中で、タスク管理には試行錯誤を重ねてきました。その経験から言えるのは、今回お話しする内容ができていないと、どんなツールやテクニックを使ってもうまくいかない、ということです。

なぜあなたのタスク管理はうまくいかないのか

ToDoリスト、GTD、ポモドーロテクニック。色々な手法を試したけれど、結局うまくいかなかった、という経験はありませんか。その原因は、タスクを実行する「自分自身」について、客観的に把握できていないことにあるのかもしれません。

「これくらいの時間でできるはず」という思い込みと、実際の作業時間とのズレが計画を狂わせる。あるいは、「こうありたい」という理想の自分を基準に計画を立ててしまい、実行できずに自己嫌悪に陥る。こうした失敗は、自分自身を正しく理解していないことから生じます。

タスク管理と自己成長は切り離して考える

ここで重要なのは、「タスク管理」と「自己成長」を分けて考えることです。タスク管理の目的は、あくまで「今の自分」が持つ能力を最大限に引き出し、効率的に業務を遂行することです。一方、自己成長は、その能力の底上げを目指す、別の取り組みです。この二つを混同すると、タスクは進まず、自信も失うという悪循環に陥ってしまいます。

タスク管理の第一歩は「自分を知る」こと

では、具体的に何をすれば良いのか。それは、自分自身を客観的に知ることから始まります。ポイントは大きく3つです。

1. 作業時間の客観的な記録

まず、自分が一つの作業にどれくらいの時間をかけているのかを、ツールなどを使って客観的に記録することです。「提案書作成は3時間くらい」といった感覚値は、実際とは大きくずれていることがほとんどです。記録を続けると、自分の予想と現実のギャップに驚くかもしれません。時間帯やその日のコンディションによる違いも含めて、まずはデータとして自分を把握しましょう。

2. モチベーションの波を把握する

次に、自分がどういう時にパフォーマンスが上がり、どういう時に下がるのかを把握し、それを受け入れることです。人間誰しも、一日中高い集中力を保てるわけではありません。パフォーマンスには必ず波があります。

• どういう条件が揃うと、自分は集中モード（ハイパフォーマンスモード）に入れるのか。
• その集中はどれくらい続くのか。
• 逆に、どうしても集中できない時間は一日の中でどれくらいあるのか。

これらを観察し、「自分はこういう人間なのだ」と認めることが大切です。良い悪いを判断せず、事実として捉えましょう。

3. パフォーマンスレベルに応じたタスクを割り振る

自分を客観視できたら、次はその自分を最大限に活かすための計画を立てます。具体的には、パフォーマンスの状態を3段階（高・中・低）くらいに分け、それぞれで行うタスクをあらかじめ決めておくのです。

• ハイパフォーマンス時：集中力が必要な、重要度の高いタスク
• ミドルパフォーマンス時：定常的な業務や、ある程度集中すればこなせるタスク
• ローパフォーマンス時：単純作業や情報収集など、やる気がなくてもできるタスク

特に重要なのが、「ローパフォーマンス用のタスク」を用意しておくことです。やる気がないから何もしない、のではなく、「今ならこれならできる」というタスクをこなすことで、自己嫌悪を防ぎ、一日を通した生産性を維持することができます。

タスク管理を助ける2つのルール

自分を理解し、それに基づいた計画を立てることに加えて、日々の業務を円滑に進めるためのルール作りも有効です。

休息をルール化する

人間は集中力を持続させるために休息が不可欠ですが、意識しないとつい詰め込んでしまいがちです。そこで、「1時間作業したら5分休む」「外出から戻ったら10分は別の作業をする」といったように、休息をルールとして組み込みましょう。ルールにすることで、罪悪感なく休むことができ、結果的に全体の生産性が向上します。

嫌なことは機械的に処理するルールを作る

気が進まない連絡への返信など、つい後回しにしてしまうタスクは誰にでもあるものです。こうしたタスクは、先延ばしにするほど心理的なハードルが上がります。「考えずに即開封する」「30分以内に必ず着手する」など、機械的に処理するルールを決めてしまうのが効果的です。

まとめ：自分を客観視することから始めよう

タスク管理は、単なるテクニックではありません。自分を客観的に理解し、その特性に合わせて仕事の進め方を最適化していく、継続的なプロセスです。これができるようになると、ToDoリストや各種の管理手法が初めて真価を発揮します。

まずは自分の作業記録を取ることから始めてみてください。思ったよりできている自分、できていない自分、色々な発見があるはずです。その現実を受け入れ、そこからどうすればもっと楽に、効率的に仕事を進められるかを考える。その積み重ねが、ストレスの軽減と自己肯定感の向上、そして着実な成果につながっていくはずです。

Web活用の「最初の一歩」に関するよくあるご質問

色々なタスク管理術を試しても、なぜうまくいかないのでしょうか？ 多くのタスク管理術は、自分自身を客観的に把握していることが前提になっています。自分の作業ペースや集中力の波を理解しないままテクニックだけを導入しても、計画と現実の間に乖離が生まれ、うまくいかないことが多いのです。 タスク管理を始める上で、まず何から手をつければ良いですか？ まず「自分を知る」ことから始めるのが重要です。具体的には、①自分の作業時間を客観的に記録する、②どういう時に集中できるか・できないかを把握する、③パフォーマンスの波に合わせてタスクを割り振る、という3つのステップが有効です。 どうしてもやる気が出ない時、どうタスクと向き合えば良いですか？ やる気が出ない時間があることを前提に、あらかじめ「低いパフォーマンスの時にやるタスク」を用意しておくことをお勧めします。何もしない状況を避け、少しでも前に進めることで自己嫌悪を防ぎ、生産性を維持できます。 計画通りにタスクが進まず、自己嫌悪に陥ってしまいます。 タスク管理と「自己成長」を一緒に考えてしまうと、理想と現実のギャップから自己嫌悪に陥りがちです。まずは「今の自分を最大限に活かす」という視点でタスク管理を行い、自己成長は別の課題として切り離して考えると、精神的な負担が軽くなります。 タスクを効率的にこなすために、すぐに実践できることはありますか？ 「休息」と「嫌なことの処理」をルール化することです。例えば「1時間作業したら5分休む」「開けたくないメールは即時開封する」のように機械的なルールを設けることで、意思決定の負荷を減らし、結果的に全体の生産性を高めることができます。

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